DELTA con Profundidad

Comprar vs. Hacer

Hace unos años, aproximadamente 15, era inconcebible pensar que hubiese aplicaciones de software que se amoldaran a la forma en que las empresas en particular hacían sus negocios. Por lo tanto, quienes quisieran automatizar alguna área de su compañía, debían recurrir al diseño en casa para poder incluir, dentro del manejo automático, una copia fiel de los procedimientos que se utilizaban a mano.

De la misma manera, la oferta de aplicaciones más allá del proceso aislado de un área del negocio era muy parca, adicionado con los altos costos de la tecnología. Por lo tanto, las decisiones estaban sujetas directamente a aplicaciones que eliminaran la necesidad de contratar personal adicional para llevar registros contables, o de producción. Pensar en un sistema integrado era demasiado costoso. Adicionado a esto, la necesidad de la información para la toma de decisiones no era tan exigente como lo es hoy, ni en detalle, ni en cantidad.

El advenimiento de nuevas tecnologías, cada vez a un menor costo, permitieron que casas de software (concepto que existe hace muchos años para identificar a las empresas cuyo negocio es hacer software y venderlo) pudieran optimizar su proceso de creación y mantenimiento de aplicaciones, pudiendo ofrecer así una copia maestra a la cual se le pueden incorporar, sin mayores cambios, los requerimientos de información de la empresa en particular.

Es así como existe hoy un amplio número de empresas dedicadas a la comercialización e implementación de software aplicativo con una oferta cada día mayor. El aumento en la oferta, tanto en programas genéricos (como contabilidades o manejo del recurso humano) hasta el software especializado (diseño de plantas industriales, o modeladores de prototipos) hacen cada vez más difícil no encontrar unas aplicaciones que se puedan implementar.

Si bien es cierto que algunas circunstancias especiales justifican el diseño en casa de las aplicaciones, consideramos que las ventajas que ofrece la compra de las aplicaciones pueden, en la mayoría de los casos, inclinar la balanza hacia la compra. Ejemplo de esto se tiene con el vertiginoso crecimiento en el número de licencias instaladas en los últimos tres años por empresas como SAP, BAAN, JDEdwards, Peoplesoft, BPCS entre otros. El crecimiento ha sido tal en América Latina que se empieza a ver una estampida de estas empresas abriendo oficinas directamente en estos países, para atender mejor un mercado en donde antes, si se tenía presencia, era a través de distribuidores o representantes exclusivamente.

Un argumento simple a la hora de tomar la decisión de comprar, es comparar con los demás componentes tecnológicos, con los cuales nadie podría discutir que no tiene sentido elaborar en casa. Entre estos componentes se encuentran los equipos, los manejadores de bases de datos, los sistemas operativos y los sistemas de comunicaciones, e inclusive las aplicaciones de escritorio como las hojas de cálculo y los procesadores de palabra.

Existen argumentos más complejos como la necesidad de mantenerse tecnológicamente actualizados. Hace 5 años los compradores exigían soluciones en ambientes cliente/servidor e interfaces gráficas para el usuario. Hoy en día, el requerimiento es lo que han llamado "web enabled" o sea que estén listas para ser utilizadas con tecnología Internet. El tiempo que transcurre entre requerimiento y requerimiento cada vez se acorta más. Un ejemplo lo dan las bases de datos: primero debían poder almacenar gran volumen de información, luego debían ser relacionales, luego permitir almacenar, además de datos, imágenes, textos, y todo tipo de estructuras, y ahora requieren que sean consultadas y puedan interactuar con consultas hechas en la Internet.

El esfuerzo que requiere esta actualización tecnológica, que puede ser la diferencia entre ser competitivo o no, solo se puede emprender si se tiene como repartir su costo. Por esto las casas de software destinan entre un 10 y un 20% de sus ingresos al mantenimiento aditivo de sus aplicaciones para incorporar nuevas tecnologías, al igual que nuevas tendencias administrativas.

Por otra parte se tiene el aporte en las prácticas del negocio que hacen las aplicaciones adquiridas. La tendencia es implementar las aplicaciones con un mínimo de cambios, por lo tanto, la forma de ejecutar las actividades operativas se amoldarán a las "prácticas de negocio" que tienen por defecto incorporadas en las aplicaciones, recopiladas de las prácticas utilizadas en muchas empresas. Este aspecto permite la eliminación de actividades, muchas veces innecesarias, que crecen dentro de las organizaciones a medida que la compañía crece.

Se puede dividir el requerimiento de las aplicaciones entre el proceso de información operativa (contabilidad, inventario, nomina, control de producción), información táctica (explosión de materiales, control de recursos, planeación de producción, flujos de caja) e información estratégica (generación de ventajas competitivas). Consideramos que a escala operativa y táctica se pueden adquirir aplicaciones como las que mencionamos anteriormente. Algunas también permiten algún tipo de manejo de información estratégica. Los departamentos de sistemas de las empresas deberán entonces concentrarse en lo que no se puede comprar, la utilización de esta tecnología adquirida para conjugar con ella la obtención de ventajas competitivas.

Se ha vuelto tan genérica la solución de la problemática operativa, que estas mismas empresas que venden las licencias, están ofreciendo también servicios de "outsourcing" para el proceso en sí. Es decir, en vez de que su empresa adquiera una aplicación de compras, por ejemplo, subcontrata con el proveedor del software para que éste efectúe su proceso de compras por completo.

No se puede caer, sin embargo, en la falacia de que al adquirir las aplicaciones, todos los problemas se resuelven, falacia bajo la cual han fracasado muchos de los proyectos de implementación. Realmente se resuelve únicamente el de elaboración de las aplicaciones. La implementación, el cambio de los procedimientos a la nueva forma de trabajar y la explotación de la tecnología adquirida sigue teniendo el mismo impacto dentro de la organización, sea que se adquiera o se desarrollen los aplicativos.

Sea cual fuere su decisión, debe tener en cuenta que el verdadero éxito no está en la tecnología en sí, ni si se adquiere o se desarrolla, ¡sino en la forma como se utilice!

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