Los detractores del Groupware lo definen como una aplicación más poderosa que el simple correo electrónico, pero con menos utilidad. Sus proponentes lo describen como un software que trabaja como un director de orquesta; aunque el director de orquesta no toca ningún instrumento ni crea música, hace que todos los músicos suenen mejor en conjunto, ayudándolos a mantener la armonía y el ritmo. De la misma manera, los miembros de grupos de trabajo son más productivos cuando colaboran y comparten ideas.

Las soluciones de software para trabajo en grupo son variadas en las funciones que ofrecen. La mayoría incluye una base de datos compartida donde los miembros del grupo pueden trabajar sobre documentos y permite el desarrollo de discusiones. Algunos incluyen manejadores de agendas de grupo, calendarios y/o correo electrónico. Otros se enfocan en el soporte a reuniones en tiempo real. En combinación, estas piezas permiten que los miembros del grupo trabajen sobre un documento único, discutan ideas en línea, mantengan los registros, y asignen fechas y prioridades a las reuniones y al trabajo a efectuar.

Bajo esta definición, los ejemplos de software de este estilo incluyen Lotus Notes, de Lotus Development Corp.; Exchange de Microsoft, GroupWise de Novell Inc., entre otros. Algunas empresas de software están tratando de empaquetar sus aplicaciones de correo para definirlo como manejadores de documentos.

La tecnología existe para la implementación de Groupware, y no es la intención de este artículo entrar a dirimir cuál de los aplicativos existentes pueden ser mejor o no en una situación determinada. Sin embargo, el mayor inconveniente en la utilización de esta tecnología, es la necesidad del cambio en las reglas del negocio para que tenga sentido su implementación. La definición de los procedimientos para el manejo de la nueva empresa con procesos interdepartamentales es el verdadero cuello de botella para la implementación de la tecnología. Adicionado a esto la madurez o inmadurez de la empresa con el manejo de la tecnología, hacen casi que impensable el montaje de un sistema para trabajo en grupo en empresas que aún no hayan logrado la madurez suficiente en el manejo de la tecnología.

Si las secretarias de los ejecutivos son las que revisan, imprimen y contestan el correo de sus jefes; si de todas maneras se requiere de reuniones para dirimir conflictos entre los procesos anteriores y los nuevos, y si la forma antigua de hacer los negocios es la que predomina por la misma reacción al cambio, es mejor no embarcarse en un proyecto para implementar esta tecnología. Quedaría como sus detractores, con un sistema de correo con muchas funciones sin usarse.

Si por el contrario, la madurez de su empresa es tal que permita la asimilación del cambio, el Groupware permitirá que obtenga beneficios de sinergia y productividad aumentada en muy corto tiempo.

Estadísticas DELTA

Se liberaron recientemente los resultados de la última encuesta realizada por Georgia Tech a más de 10,000 usuarios de la red. Extraemos la siguiente información:

• La mayoría de los usuarios de Internet son hombres (61.3%), sin mayores cambios con respecto a la anterior. Sin embargo, más del 51% de los nuevos usuarios, que llevan menos de un año en la red son mujeres.

• 80.9% tienen algún año de universidad cursado, mientras que el 50% tiene al menos un título universitario.

• La edad promedio de los encuestados es de 35.1 años pero los usuarios con mayor experiencia en la red están en la categoría de 21- 30 años de edad.

• 45% de los usuarios ha utilizado la red entre 1 y tres años.

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