La Administración del Conocimiento en una organización es el proceso por el cual existe una forma de recuperar, catalogar, almacenar y distribuir el conocimiento aportado por cada profesional para cualquier actividad futura.

En un ambiente de un proyecto, la Administración del Conocimiento es la dimensión del proyecto en donde se realizan todas estas actividades para mejorar proyectos futuros, para contribuir a aplicar soluciones que ya dieron resultado, que ya están probadas.

Básicamente, cualquier buena idea en un proyecto tiene uno de los siguientes objetivos de negocios:

• Mejorar la eficiencia ("Hacer las cosas correctamente").
  
• Mejorar la efectividad ("Hacer las cosas correctas").
  
• Innovar un producto o servicio ("Hacer algo nuevo").
  
  

El Gerente del Proyecto es responsable del proceso de Administración del Conocimiento a lo largo de todo el proyecto. Más específicamente en la fase de cierre del proyecto, el gerente de proyecto y su equipo se deben preguntar: ¿Qué cosas nos salieron bien? ¿Qué elección fue la correcta entre varias alternativas en alguna situación del proyecto? ¿Qué innovaciones podemos aportar con respecto a la construcción de un entregable?

Existen ciertas características del comportamiento humano que condicionan el compartir conocimiento en una organización:

Primero: el conocimiento es compartido en forma voluntaria, no se puede obligar a la gente a compartirlo. ¿Qué debe hacer el gerente de proyecto con respecto a esto? Crear un ambiente de colaboración en donde cada miembro del equipo se sienta cómodo compartiendo lo que sabe, enseñando, y entendiendo que esto es bueno para la organización.

Segundo: la gente sabe más de lo que puede contar o documentar. ¿Qué debe hacer el gerente de proyecto con respecto a esto? Reconocer como parte del trabajo del proyecto el proceso de producción, clasificación y almacenamiento de la información, y enseñar a los miembros del equipo a hacerlo si es necesario.

La fase del proyecto en donde el Gerente del Proyecto tiene la mayor probabilidad de contribuir a la Administración del Conocimiento es la fase de Cierre del Proyecto. Esta fase no es un momento en el proyecto sino un proceso. En este proceso el Gerente del Proyecto recopila toda la información producida, la cataloga y almacena de forma tal que sea fácil buscarla y recuperarla en el futuro. Es bueno que el Gerente se haya preocupado por la Administración del Conocimiento en las fases anteriores del proyecto, pero la fase de Cierre del Proyecto es la mejor oportunidad para realizar esto, ya que todo el conocimiento ya fue producido y el equipo del proyecto todavía se encuentra presente.

El proceso de Administración del Conocimiento es llamado a veces en forma más específica Memoria Organizacional. Se puede considerar al Gerente del Proyecto como el principal responsable de enriquecer la memoria de la organización en el mismo proceso de desarrollo del proyecto, documentando y clasificando lo aprendido para el bien de los proyectos futuros.

Autor: Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Sitio Web: www.iaap.com.ar