¿Para qué administrar los Costos de un proyecto?
Instituto Argentino de Administración de Proyectos
El control de costos permite tomar acciones correctivas antes de que sea demasiado tarde.
En muchos proyectos se vincula al control de costos con actividades percibidas como aburridas, con reportes producidos especialmente para el departamento de contabilidad de la organización.
El control de costos no es solamente el monitoreo y registro de los costos del proyecto, sino el posterior análisis de los datos para tomar acciones correctivas antes de que sea demasiado tarde. Esto también es plena responsabilidad del gerente de proyecto.
¿Por qué dedicar esfuerzo al control de costos?
- Porque describe exactamente el progreso real del trabajo.
- Porque mide fielmente el desempeño del equipo en el tiempo.
- Porque permite auditar el progreso real del proyecto.
Causas comunes de los problemas con el costo del proyecto:
- No se usan técnicas de estimación, no se estima las tareas metodológicamente.
- No hay WBS, o el WBS existente es incorrecto o no representa la subdivisión de entregables del proyecto.
- No hay o no se usan normas o procedimientos para reportar los costos en el proyecto.
- No existe una definición clara del trabajo a realizar en la rutina del proyecto.
- Nunca se comparan los costos planificados vs. los reales.
Causas de sobrecosto:
- No se comprenden los requerimientos del cliente.
- No se conoce la capacidad de producción de los propios recursos.
- Omisiones en el alcance.
- Inexactitud del WBS.
- No se usan técnicas de estimación.
- No se identifican los elementos de costo más importantes.
- No se desarrollan los Enunciados de Trabajo (Statements of Work) para proveedores.
- Se aceptan informalmente los pedidos del cliente.
- Falta de experiencia en las herramientas.
- Costos excesivos de material.
- Especificaciones técnicas irreales.
¿Cómo desarrollar el proceso de administración de costos correctamente?
- La base de todo presupuesto en el proyecto debe ser un buen WBS. El WBS permite estimar correctamente tanto el tiempo como los costos del proyecto.
- Crear un mecanismo de reporte de avance y de costos en el proyecto que sea realista, que funcione y que el equipo lo cumpla.
- Tomar decisiones a tiempo en el proyecto en base a la información de costos.
Autor: Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Sitio Web: www.iaap.com.ar
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