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Los Formularios del Proyecto
Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Con los documentos pertinentes se puede garantizar el control del proyecto sin generar mucha carga administrativa.
Por un lado, un proyecto sin formularios, sin documentación y sin registro de lo analizado y pactado, puede ser un verdadero caos.
Por otro lado, un proyecto en donde para cada tarea se debe llenar un formulario y para cada decisisión se deba escribir un documento, puede resultar en una enorme carga administrativa que desviaría a los miembros del equipo de su fin mas importante: construir los entregables.
La pregunta es: ¿Dónde esta el equilibrio entre estos dos escenarios?
Por lo menos deberían existir dos tipos de formularios en tu proyecto: las minutas de reunión y los formularios de pedido de cambio.
MINUTA DE REUNION: se debe llenar una para cada reunión, debe detallarse fecha y lugar de la reunión, asistentes, cargos de cada uno, objetivos de la reunión y en qué medida fueron cumplidos. Además: decisiones acordadas en la reunión. Cada minuta no debe ser muy extensa (con una pagina debería ser suficiente), y debe entregarse a todos los que estuvieron presentes. En la misma reunión se debe decidir quién deberá recibir una copia de la minuta aunque no haya estado presente.
FORMULARIO DE PEDIDO DE CAMBIO: se debe llenar uno cada vez que exista un requerimiento para modificar un entregable. Debe detallar quién pide el cambio, lugar y fecha, descripción del cambio, fecha de alta del cambio, estado del pedido (alta, en análisis, aceptado, rechazado, etc.), fecha de análisis del pedido, fecha de finalización. Cualquier pedido de cambio al alcance del proyecto debe quedar documentado en estos formularios.
Los formularios deben elaborarse en la Fase de Planificación, y responderán al nivel de detalle que se desea para poder controlar y reportar el proyecto. Lo importante es no inventar la rueda: se deben usar formularios simples que no provoquen una carga administrativa innecesaria en el proyecto. Las Minutas de Reunión y los Formularios de Pedido de Cambio pueden ser elaborados en papel o electrónicamente.
Autor: Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Sitio Web: www.iaap.com.ar
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