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Contratación de Tecnología Informática
José Camilo Daccach T.
El objetivo de la contratación es producir documentos que garanticen el cumplimiento del proyecto y no solo proteger el riesgo de la empresa contratante.
El proceso de contratar tecnología informática ha sufrido algunos cambios en los últimos años. Con anterioridad, la contratación era por simple adhesión a los contratos que presentaba el proveedor, por lo general una multinacional internacional que se daba el "lujo" de no firmar contratos para vender sus productos a menos que se aceptaran sus cláusulas.
Adicionalmente, se incluía un contrato con cada proveedor, el de la base de datos, el de los equipos, el del software aplicativo, el de capacitación, y en algunos casos el que efectuaba labores de integración para garantizar la funcionalidad integra de la solución a implementar.
Hoy se tienen cambios en este proceso, por los mismos cambios que se generan en el mercado. Los equipos cada vez valen menos dinero y se convierten en un elemento de poco costo relativo dentro de la solución. Ahora, adicionalmente, se cuenta con exceso de capacidad de cómputo a unos valores irrisorios, por lo que si hay que colocar uno o dos equipos adicionales para balancear las cargas, los costos en los servidores son despreciables. Así las cosas, los equipos ahora se compran, con base en las especificaciones de quien instalará el software, pero no dentro del mismo contrato. Por lo general, la empresa, a través de su departamento de compra, efectúa la adquisición del bien, con base en los requerimientos del proyecto.
El software para bases de datos y del sistema operativo han encontrado amplia competencia y oferta en los sistemas gratuitos y es así como se han flexibilizado las condiciones bajo las cales se contratan entonces estos componentes. Por lo general, el sistema operativo y el motor de la base de datos lo recomienda el proveedor del software aplicativo, sin embargo, para poder tener versiones para todos los gustos, los proveedores del aplicativo recomiendan una serie de sistemas operativos y bases de datos con las cuales pueden trabajar. Queda entonces bajo la responsabilidad del comprador la selección y consecuente contratación de estos elementos.
En algunos casos, los proveedores del software aplicativo tienen convenios con los proveedores de las bases de datos para comercializarlas. Así, es un paso menos que se tiene en el proceso de contratación, sin embargo hay que, como en pocos casos, aceptar una garantía en el software de cero días y empezar a pagar un mantenimiento del mismo producto, situación que no se dá en los componentes adicionales.
Por último está el software aplicativo. Se incorporan temas como las localizaciones (adaptación a legislación local), mejoras a las aplicaciones por causa de requerimientos, validos o caprichosos, del cliente, y el mecanismo de evaluación, desarrollo, y cobro del mismo desarrollo. Adaptaciones a los formatos de salida, ajustes a las bases de datos, sincronización de las aplicaciones con el sistema de seguridad, migración de la información de sistemas anteriores, manuales o automáticos, al sistema nuevo. Y estos no son todos los temas, pero hacer la lista completa nos desvía del central.
El cliente querrá un software perfecto siempre, y el proveedor lo único que puede garantizar es que el software no estará perfecto nunca, por lo que ofrece garantías y pólizas de mantenimiento. Se debe entonces pactar un mecanismo de evaluación de cumplimiento y de calidad que permita aceptar el software en su funcionalidad en el conocimiento de que pueden presentarse fallas en el aplicativo una vez se inicie su operación.
Por último, pero no menos importante, es necesario reconocer que el o los contratos deben servir como mecanismo para que el proyecto se cumpla a cabalidad, y no como simple herramienta de protección de riesgos, donde por lo general como compradores hacemos constituir unas pólizas para en el caso de que el proveedor no cumpla, perdiendo de vista que no se obtiene ningún beneficio si el proyecto no se culmina logrando los objetivos estratégicos que pretende resolver.
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