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Soportando el Cambio
José Camilo Daccach T.
Hoy se deben efectuar los cambios en el sistema de información con los cambios en la compañía, pero se debe considerar que lo único estable en las compañías de hoy, es el cambio, y la inflexibilidad para poderlo incorporar en los sistemas de información puede dictaminar la muerte operativa de la empresa.
Con la velocidad a la que avanzan los negocios, y en muchas ocasiones sin darnos cuenta, se fueron complicando las cosas. Algunas por necesidad, otras por simple ignorancia de otras formas de hacer mejor las cosas.
La aplicación de la tecnología informática no ha sido ajena a esta complicación. Inicialmente bastaba con tener una aplicación para manejar la contabilidad, y no importaba que el cierre mensual estuviera listo y "cuadrado" dos o tres meses posteriores. Todavía la información era simplemente para cumplir con requerimientos legales y no para la toma de decisiones.
Luego surgió la necesidad, al incorporar nuevas aplicaciones y funcionalidad, de integrar toda esta información para evitar la doble digitación. Se utilizaban algunas ventajas de tener la información integrada, pero todavía la velocidad en que se requería la producción de la información no era pertinente.
Ahora es imperante tomar decisiones basadas en información. Por esto la proliferación de aplicaciones complejas incorporadas en sistemas ERP, CRM, SCM y EAI, etc. Además de la necesidad de incorporar a estos los sistemas similares de nuestros proveedores y clientes. En la urgencia de que estos sistemas operen conjunta y armónica mente, se nos han quedado atrás y nos hemos desentendido de los requerimientos en las personas para poder operar estas aplicaciones.
Tomar las decisiones correctas con base en la información disponible es un arte, una ciencia, y hasta a veces magia y fruto de intuición. Sin embargo, a pesar de toda la información disponible, por lo general al interior de las empresas se carece del conocimiento y la formación para que las decisiones estén al nivel que las requiere la empresa.
Por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo producto al mercado debe estar seguido por el análisis del impacto de este nuevo producto en nuestros resultados de ingresos. Sin embargo, algunas veces lo hacemos muy tarde, y en otras ocasiones, lo hacemos a tiempo pero no tomamos las medidas correctivas correspondientes.
Por la necesidad de apoyar la toma de decisiones, también dejamos por fuera principios básicos en el diseño de los sistemas de información. Principios como el mantenimiento de la información, la garantía de su vigencia, procedimientos de actualización y permanencia en el tiempo. Terminamos con unas aplicaciones altamente eficientes pero en el muy corto plazo y en el peor de los casos, cuando queremos "crecer" nuestro sistema de información gerencial sobre estos sistemas de información transaccionales, se hace imposible, por la falta de políticas sobre la administración de esta información.
Cuando desarrollaba software, hace ya un par de décadas, nuestro lema era la generación de aplicaciones que permitiera tener información "oportuna, veraz y económica, para la toma de decisiones que generen resultados." Hoy muchos esfuerzos se quedan en la primera parte, y en algunos casos tomamos decisiones, pero es tan inflexible el sistema de información mismo, que la generación de resultados se ve impedida por la rigidez que demora o retiene el cambio.
En esa época el sistema de información se cambiase con cada cambio en la compañía. Total, estos cambios solo se daban cada cinco años con los procesos de planeación estratégica, y había el tiempo para efectuar los cambios. Hoy, las empresas cambian a diario, y estos cambios deben estar soportados en el sistema de información, no impedidos. Hoy se deben efectuar los cambios en el sistema de información al igual que como se hacía entonces, con los cambios en la compañía, pero se debe considerar que lo único estable en las compañías de hoy, es el cambio, y la inflexibilidad para poderlo incorporar en los sistemas de información puede dictaminar la muerte operativa de la empresa.
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