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Niveles de Información
José Camilo Daccach T.
Obtener ventajas competitivas con base en la aplicación de tecnologías informáticas no es una tarea sencilla.
La planeación estratégica de la tecnología informática deberá mostrar en el tiempo cuando se podrá utilizar la misma en forma estratégica y solo así se podrán ver beneficios representativos en forma competitiva.
El uso estratégico de la tecnología informática ha sido una de nuestras banderas por más de casi 20 años de trabajo continuo en la visión de la tecnología por su aplicación y por sí misma como elementos aislados. Sin embargo, llegar a obtener ventajas competitivas con base en la aplicación de tecnologías informáticas no es una tarea sencilla.
Existe una división del tipo de información tanto por su fuente como por su uso, que permite hacer claridad en la obtención de cada uno de ellos y su aplicación. El primer nivel lo podemos llamar transaccional y es básicamente donde se encuentra toda la información procedente de las transacciones ordinarias del negocio. Cubren toda la cadena de valor, tanto actividades productivas como de soporte.
Aunque suena sencillo, la obtención de la información transaccional en forma oportuna, veraz y económica no lo es tan. El mayor inconveniente es la falta de integración de la información en las diferentes áreas de la compañía. En empresas que no tienen sistemas integrados como ERP o EAI implementados, esta integración se hace todavía más compleja, y exige además procesos que permita controlar que la información que se tiene en esta integración sea veraz. De todas maneras, la falta de un sistema integrado impide la oportunidad en la información, característica necesaria para la toma de decisiones. Afortunadamente, muchas empresas a raíz del problema conocido como el del año 2000 o Y2K, actualizaron sus sistemas mediante implementación de soluciones construidas.
El segundo nivel es el táctico, es decir, la toma de decisiones sobre asignación de recursos (dinero, personal, materiales, materia prima, etc.) de tal manera que aumente la rentabilidad de la compañía. Sin integración en el primer nivel, no se puede medir el impacto de una decisión en un área en el total de la compañía. Por ejemplo atrasar el pedido de una materia prima puede ser ventajoso en el área de tesorería, pero desastroso para los planes de producción.
Y aunque las aplicaciones estén en pié, la curva de aprendizaje de la utilización de las mismas para toma de decisiones es bastante elevada. Normalmente las personas que vienen de trabajar en un sistema desligado se dedican mucho a la parte operativa y no tienen el tiempo para la parte táctica. La cultura de la empresa no tiene todavía en su estructura el aprovechamiento entonces de información táctica, por lo que la implantación de sistemas de planeación, ejecución, verificación y acción se dificulta. En especial, se carece del primer elemento, el de planeación, por lo que solo se efectúa el de ejecución y quedan sin piso el de verificación y acción.
Por último está el nivel estratégico del uso de la información. En este nivel se hace imperante, como se puede deducir, que los niveles operativos y tácticos estén en pié. En el nivel estratégico se plantean análisis de escenarios sobre apertura o no de nuevas oficinas por ejemplo, la eliminación de productos de nuestro portafolio, o la ampliación de líneas en la planta. De la misma manera se debe poder analizar conveniencias o no de fusiones y adquisiciones.
En nuestro medio pocas empresas se pueden dar el lujo de tener sistemas de información estratégica en pié, no solo por la carencia del nivel táctico principalmente, sino por la necesidad de tener información exógena para la cual no tenemos en pié sistemas de información que la recolecten. Esto no debe ser obstáculo para iniciar el camino hacia la obtención de sistemas estratégicos de información, bien sea mediante la implementación de sistemas integrados, o de la generación de tácticas basados en estos sistemas.
La planeación estratégica de la tecnología informática deberá mostrar en el tiempo cuando se podrá utilizar la misma en forma estratégica y solo así se podrán ver beneficios representativos en forma competitiva.
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