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Sáquele jugo a lo que tiene
José Camilo Daccach T.
Siempre hay de donde exprimir una última gota de todo lo que se tiene. La tecnología informática en todos sus componentes no es la excepción.
Indistinto del tamaño de la empresa, o del monto del presupuesto asignado a la tecnología informática, siempre hemos encontrado un espacio para poder aumentar la productividad de esta inversión. Claro, nos asiste esa ventaja de estar viendo el bosque desde afuera, y no de frente a los árboles problemáticos de las situaciones del día a día.
Una de las premisas de la Planeación Estratégica de la Tecnología Informática cuando se hace el análisis de las arquitecturas, es determinar donde debo estar, y como llego desde donde estoy. No es simplemente hacer un "borrón y cuenta nueva" porque es claro que cualquier proyecto de gran alcance requerirá como mínimo doce meses para mostrar sus resultados, pero hoy las empresas no se pueden dar el lujo de esperar doce meses para atender sus requerimientos.
El análisis de gap, el espacio que hay entre donde estoy y donde debo estar, es la primera fuente para determinar en donde se pueden hacer ajustes, por lo general muy pequeños, o simplemente de cambio de dirección, para generar un mayor rendimiento de lo que ya se tiene.
Para ir en busca de estas oportunidades se sugieren varios caminos a tomar. El primero es tener claramente estructurada la lista de programas/servicios/aplicaciones/sistemas/información que se entregan hoy en día a los usuarios, y a cuales de ellos. El extender estos elementos a otros miembros de la organización que hoy día no hacen uso de ellos es el equivalente de aumentar los ingresos en la fórmula de productividad. A mayor número de usuarios de un sistema, menor el costo por usuario y más fácil su justificación.
Uno de los mayores inconvenientes para compartir la misma información con más usuarios es la estructura de la información requerida por los diferentes funcionarios. Es ahí donde entran a formar parte de la solución herramientas que los usuarios tienen a su disposición pero no usan por desconocimiento o falta de información cruda. Darle la posibilidad al usuario que "juegue" con herramientas de información de usuario final, como las tablas dinámicas de Excel, generará un beneficio fácilmente tangible en la toma de decisiones de la compañía. La inversión no sube de darle una capacitación básica a los usuarios en esta (u otra herramienta similar).
La lista de ejemplos podría ser interminable y es particular para cada empresa, pero invitamos a mirar no solo los recursos sobre los datos que se tienen, sino extenderse a los elementos de los servicios de infraestructura. Efectuar copias de respaldo a todos los PC desde un servidor central, estructurar un servidor de archivos y acceso a las plantillas de los documentos estándar de la compañía, como una legalización de la cuenta de gastos de viaje, o los formularios de registro de no conformidades en un sistema de calidad.
Y si nos metemos en la infraestructura de la tecnología informática, por lo general podemos, sin escarbar muy adentro, generar algunas economías. Optimización del espacio en disco requerido, optimización de capacidad de procesamiento, optimización de las redes de telecomunicaciones, generación de convergencias entre otros, son los proyectos "de moda" para garantizar un crecimiento de la transaccionalidad de la compañía sin necesidad de aumentar los recursos de infraestructura.
No importa por donde se comience, lo importante es iniciar ya, a sacarle más jugo a la tecnología informática que ahora tiene implementada.
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