Una de las herramientas más utilizadas en los procesos de consultoría es el análisis de brechas, un análisis que permite identificar las diferencias entre lo que se debe tener y lo que realmente se tiene.   Esta herramienta diagnóstica es bastante útil y permite objetivamente evaluar el estado actual comparado contra un marco de referencia, bien sea estándar o de mejores prácticas observadas.

Los auditores basan sus recomendaciones en precisamente este análisis de brechas.  Tienen una lista de verificación con la cual validan que lo que se “debe estar haciendo” realmente se está haciendo. No basta solo con que el entrevistado o el evaluado afirme el hecho, también deben haber pruebas que certifiquen una afirmación.

En el área de la administración de la tecnología informática era difícil hacer una auditoría por falta precisamente de estos marcos de referencias o listas de chequeo que permitieran, con base en uno o varios estándares comúnmente aceptados, efectuar una evaluación y sobre la misma generar acciones de mejora que permitan avanzar en el cumplimiento de estas mejores prácticas.

En los últimos años ha habido un fuerte desarrollo de estos modelos de referencia, que reitero, además de ser una guía para la correcta implementación de procesos, también permiten conformar a partir de los mismos las listas de verificación para las evaluaciones iniciales tanto de diagnóstico como de generación de acciones que permitan cerrar las brechas.

Para citar algunos ejemplos de las definiciones del “debe tener” podemos incluir  COBIT, que  presenta un conjunto de objetivos de control sobre unos procesos específicamente orientados a la tecnología informática, y están generalmente aceptados como modelo de control para el área de Tecnología Informática.    También se cuenta con ITIL (Information Technology Infrastructure Library) para evaluar y conformar recomendaciones en el área de la prestación de servicios de TI.  CMMI (Capability Maturity Model for Integration) es el marco de referencia y mejores prácticas para la construcción y montaje de soluciones aplicativas.

ISO 27000 entrega una serie de pautas para el manejo de la seguridad, el PMBok y PRINCE2 presentan metodologías para el manejo de proyectos, actividad permanente en el área de tecnología informática.  Six Sigma, ISO 9000, NTC 6000 (en Colombia) entre otras, permite tener un sistema de Gestión de Calidad.

Hoy tenemos entonces marcos de referencia contra los cuales nos debemos comparar y evaluar, y validar exactamente en qué estado se encuentra cada uno de estos procesos al interior de nuestras empresas y departamentos.

El resultado inicial de estas evaluaciones es para poner a llorar a cualquiera. No porque no se  hiciera nada bien en el manejo de las tecnologías e información y comunicaciones en las empresas, sino que por primera vez experimentamos unos marcos de referencia, unas listas de verificación contra las cuales podemos evaluar estados actuales.

La oportunidad de mejora es muy amplia, y no se requieren  muchos recursos económicos, que si de tiempo y dedicación, para mejorar el desempeño rápidamente en los procesos que la compañía considere indispensables tener documentados y procedimentados. 

Es momento oportuno para hacer esta evaluación, y generar medidas y proyectos de mejora que garanticen que para la siguiente evaluación en 12 meses se tendrá un resultado mucho más favorable.  Más que darnos golpes de pecho por lo mal que estamos, es mejor aprovechar la oportunidad de mejora que se presenta.