Ya es muy común encontrar tanto en nuestras labores de consultoría como siendo una pregunta recurrente de los gerentes de tecnología informática durante los seminarios, ¿de donde saco el tiempo para hacer todo lo que sé que debo estar haciendo?

La respuesta no puede ser genérica, y cada caso tiene sus particularidades, sin embargo nos atreveremos a describir algunas de las tareas que le permitirán evaluar si está haciendo es lo que debe hacer, o si está perdiendo el tiempo.

Operación de Aplicaciones

Las aplicaciones inicialmente eran difíciles de ejecutar. Era el departamento de sistemas que digitalizaba los datos, corría las aplicaciones y producía "listados" para ser entregados al usuario. Con el avance de la tecnología se generaron procesos de fácil uso que permiten ser ejecutados por el propio usuario en toda la cadena. Sin embargo, todavía hay empresas donde el departamento de sistemas es quien "corre" la aplicación de nómina, de facturación, hace el cierre contable, etc. Este es un punto de partida para asignar la responsabilidad directamente al usuario "dueño" de la aplicación: recursos humanos debe ejecutar las nóminas, el departamento de cartera la facturación, el departamento contable su cierre.

Gerencia de Proyectos

Las personas que trabajan en el área de tecnología informática aplican sus habilidades de análisis sobre toda la compañía, ya que la recorren completamente con sus soluciones. Es común toparse con múltiples oportunidades de mejora. Pero también es común gerenciar proyectos que no le pertenecen, generando una carga adicional para la cual no tiene los recursos respectivos. La implementación de un CRM, la construcción de un sistema de manufactura, un nuevo sistema de facturación a clientes, son proyectos que deben ser liderados por EL USUARIO beneficiario del trabajo. Es así la única manera en que TI se puede concentrar en la construcción/implementación del sistema, y el usuario líder de lograr los resultados.

Los únicos proyectos de TI que deben estar en cabeza del Gerente de Sistemas son los proyectos de infraestructura, como las telecomunicaciones, el cambio de servidores, la migración de bases de datos, entre otros. Ya son suficientes para mantener la infraestructura operando, como para abordar también la solución de problemas de otras áreas.

Compras de equipos menores y suministros

La tecnología ha avanzado a tal punto que hoy podemos decir que hay equipos y suministros que pueden ser adquiridos por una persona no técnica. La función del departamento de TI es definir el estándar de máquinas a adquirir, para que posteriormente el departamento encargado de las compras, si, el de Compras, ejecute el proceso de selección de proveedor, negociación de precios, negociación de forma de pago, seguimiento al pedido y hasta el recibo del mismo. Una vez en la empresa, TI puede colaborar en la verificación del recibo completo.

En estas categorías entran los PC, las impresoras, los Fax, Scanners, y demás elementos periféricos, con sus respectivos suministros (CD, DVD, toner o tintas, papel y cintas para impresoras, etc.). El proceso de compra exige tiempo importante, además de las tareas de seguimiento. Entregar las compras al departamento de Compras en la empresa libera un tiempo precioso.

Tercerización

La responsabilidad ante la empresa lleva en muchas ocasiones a determinar "hacer las cosas nosotros mismos" sobre la alternativa de que lo haga un tercero. Sin embargo ya existen empresas muy calificadas y confiables en quienes podemos descargar parte de nuestra tarea operativa.

Mantenimiento de PC's, la mesa de ayuda o soporte a usuarios de micros, cambios de versión de antivirus y programas de escritorio, mejoras en los sistemas operativos, telecomunicaciones, y muchas mas son las áreas de la infraestructura donde se recomienda tercerizar el proceso para liberar tiempo.


Revise si dentro de sus actividades diarias hay algunas que pueda entregar a otros departamentos donde debería corresponder. Encontrará tiempo para hacer lo que realmente debería estar haciendo: los planes de continuidad, optimización del uso de los datos, entrega de proyectos de TI a tiempo y bajo presupuesto, grupos de trabajo cohesionados, implementación de arquitecturas orientadas al servicio, y muchas tareas más a las que nunca llegamos por andar haciendo cosas que no nos competen.