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Yo pensé que este proyecto era seguro...
Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Es responsabilidad del Gerente del Proyecto identificar y comunicar los factores de riesgo del proyecto, como así también desarrollar una estrategia para combatirlos.
La reunión con el patrocinador del proyecto se había desarrollado normalmente hasta que yo dije la palabra clave: "Riesgo".
"Como gerente de este proyecto es mi deber advertirte acerca de tres factores de riesgo importantes que vamos a monitorear..."
"Yo pensé que este proyecto era seguro..." – me interrumpió. "¿Por qué me hablan de riesgos? Nuestra compañía le está pagando a tu consultora mucho dinero por mes, precisamente para que no haya riesgos".
¿Por qué hablamos de riesgos en el proyecto? Cuando compramos un boleto de avión en la oficina del agente de viajes, nadie nos advierte acerca del riesgo de volar. ¿Por qué en los proyectos se habla de los factores de riesgo? ¿Por qué asustar a la gente?
Cuando compras un pasaje de avión nadie habla de los riesgos, porque los riesgos de volar son estándar, son conocidos por todos. Un proyecto, al tratarse de una iniciativa única, con un entorno único en la organización, y características únicas, tiene factores de riesgo que no son claros para todos los involucrados, o que podrían ser percibidos por algunos y no percibidos por otros.
Una pregunta que te puede hacer un buen patrocinador en un proyecto es: "¿Cuáles son los riesgos de este proyecto?". Si el patrocinador se pregunta esto y pregunta esto, es señal de que es conciente que los riesgos pueden no ser tan evidentes y que esta situación merece el esfuerzo de un análisis profundo.
Es responsabilidad del Gerente del Proyecto identificar y comunicar los factores de riesgo del proyecto, como así también desarrollar una estrategia para combatirlos.
Esta estrategia generalmente está dividida en dos partes, de acuerdo al impacto del factor de riesgo en el proyecto:
- Si el impacto del factor de riesgo en el proyecto es menor, generalmente se planifica una Acción de Contingencia. Una Acción de Contingencia es una serie de respuestas al riesgo, que se ejecutan una vez que la desgracia ocurrió: la Acción de Contingencia para el factor de riesgo "Pinchadura en una cubierta de mi automóvil" es "Cambiar la cubierta pinchada por la de auxilio". Puedo aprender a vivir con ese riesgo, y si ocurre puedo tener pensada una Acción de Contingencia que me ayude a regresar el proyecto a su cauce normal.
- Si el impacto del factor de riesgo es mayor, no puedo permitir que la desgracia suceda. Este impacto sería irreversible para el proyecto y no existe una Acción de Contingencia que pueda solucionar el problema. En este caso debo idear una Estrategia de Minimización de Riesgo para este factor, cuyo objetivo es disminuir la probabilidad de ocurrencia: si soy el responsable de seguridad de una planta de refinado de petróleo, no puedo dejar que ocurra una explosión. Tengo que idear una Estrategia de Minimización de Riesgo de este factor para disminuir su probabilidad de ocurrencia a cero o casi cero. En este caso, una Acción de Contingencia no sería una solución al problema.
Una de las funciones del Gerente del Proyecto con respecto a los factores de riesgo del proyecto es identificar las "Pinchaduras" y las "Explosiones" en el proyecto, y elaborar las Acciones de Contingencia y Estrategias de Minimización de Riesgo correspondientes, e incluirlas en el Plan.
Entonces, regresando al diálogo al comienzo de este artículo: el Gerente del Proyecto no puede hacer que los riesgos desaparezcan, o que no haya riesgos. El Gerente del Proyecto debe:
- Identificar y comunicar los factores de riesgo del proyecto.
- Elaborar una Estrategia de Minimización y/o Acciones de Contingencia para cada factor de riesgo en el proyecto.
- Ingresarlas al Plan del Proyecto.
- Monitorear cada factor de riesgo a lo largo del desarrollo del proyecto y tomar decisiones en base a lo ya planificado.
Autor: Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Sitio Web: www.iaap.com.ar
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