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El Control del Trabajo
Instituto Argentino de Administración de Proyectos
¿Para qué controlar el trabajo?
Por qué controlar el trabajo? El control del trabajo es la base para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto a medida que surgen problemas.
Dependiendo de la experiencia y habilidades de los recursos, las actividades de control serán mas o menos frecuentes. Un control excesivamente espaciado y relajado indica muchas veces que el gerente no tiene contacto con el día a día del proyecto. Un control excesivo sobre las tareas delegadas demuestra muchas veces que el gerente no tiene confianza sobre su equipo. Esto tiene generalmente un efecto muy negativo sobre la motivación de los recursos (este fenómeno se llama "Micromanagement").
Hay tres razones por las cuales se debe controlar el trabajo:
1. Para tener un seguimiento del avance: el gerente de proyecto debería usar un sistema de reportes periódicos que indiquen el avance de los entregables. Estos reportes deben resumir el trabajo del último período y además describir el progreso acumulado desde el comienzo del proyecto.
2. Para detectar desvíos del plan original: los desvíos son importantes para los patrocinadores del proyecto y en general para el Directorio de la organización. Para detectar las variaciones, el gerente de proyecto necesita comparar el trabajo actual con el planificado. Si el proyecto es mediano o grande y contiene cientos de actividades y tareas, la información debe ser presentada gráficamente, de lo contrario es muy aburrida y es muy difícil interpretarla.
3. Para tomar acciones correctivas: para corregir los desvíos el gerente debe saber donde esta el problema y cuales son sus causas. Identificar el problema y sus causas es el 50% de la solución. El otro 50% esta en decidir qué hacer para corregirlo? Qué hacer? Generalmente las acciones correctivas consisten en:
- Reasignar recursos a otras tareas.
- Recalendarizar tareas.
- Desarrollar tareas en paralelo que originalmente estaban planificadas en serie (esta técnica se llama "Fast Tracking" o "Vía Rápida").
- Reasignar recursos de tareas no críticas a tareas criticas (esta ticnica se llama "Crashing").
- Suprimir pedazos del alcance del proyecto.
- Cambiar la fecha de finalización del proyecto.
- Reasignar recursos de otros proyectos al proyecto actual.
Autor: Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Sitio Web: www.iaap.com.ar
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