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¿Por qué contesté tan rápido?
Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Mi respuesta fue: "Sí".
La frase antes de la pregunta había sido: "Este proyecto es prioridad uno para la compañía, y el tiempo que tardemos en finalizar el proyecto es crítico".
La pregunta fue: "¿Podemos finalizar el proyecto el primero de marzo del próximo año?".
Después de haber contestado el fatídico "Sí", tan escueto y falto de continuación, comenzó mi sufrimiento. Hasta el día de hoy, cuatro meses después, estoy obsesionado con las fechas del cronograma del proyecto.
Una de las cosas más difíciles al implementar un proyecto es encontrar un balance entre el tiempo y recursos necesarios para hacer el proyecto ideal, y el tiempo y recursos disponibles en la organización "aquí y ahora".
Una de las cosas que aprendí de la experiencia en esta situación es: cuando te hagan esta pregunta crítica, prendé tu luz roja de alerta y nunca, pero nunca, contestes inmediatamente. Acaso el médico clínico te contesta inmediatamente si le preguntás al comienzo de la visita "¿Qué tengo?".
Existe una serie de pasos bien definidos para partir del alcance del proyecto y llegar a calcular la fecha de finalización con los recursos dados. Los siguientes pasos describen ese proceso, y recordá: nunca arriesgues una fecha si todavía no los ejecutaste.
En este punto asumimos que el alcance del proyecto y los entregables están claramente definidos y acordados entre todos los accionistas del proyecto, y están publicados en el Acta del Proyecto.
1. Descomposición de Entregables: partí cada entregable del proyecto en subentregables más pequeños. Para esto te debe ayudar tu equipo, ya que ellos son los especialistas en los entregables.
2. Creación del WBS (Work Breakdown Structure) y Paquetes de Trabajo: seguí descomponiendo los subentregables en pedazos más pequeños recursivamente, hasta formar un árbol en donde en el nivel inferior tenés las tareas más pequeñas. Lo que hay en este nivel inferior se llama Paquetes de Trabajo, y el árbol completo se llama WBS (Work Breakdown Structure), algo así como Estructura de Descomposición del Trabajo. ¿Cuándo parar con la subdivisión? Cuando los Paquetes de Trabajo tengan un tamaño que permita delegarlos a un miembro del equipo y controlar su avance.
3. Definición de dependencia de tareas: una vez que completás el WBS, tu equipo te debe indicar para cada tarea, cuáles son las tareas que se deben ejecutar antes de comenzarla (tareas predecesoras).
4. Elaboración del Diagrama de Red: en base a la lista de dependencias creada anteriormente para todas las tareas del cronograma, construí un Diagrama de Red en donde cada nodo contenga el número de tarea y cada flecha represente la duración estimada de la tarea.
5. Cálculo de la Ruta Crítica del proyecto: la ruta de duración más larga en el Diagrama de Red desde el comienzo del proyecto hasta el final es la Ruta Crítica. En la Ruta Crítica, todas las tareas tienen la Holgura Total igual a cero. Holgura Total es la cantidad de tiempo que se puede atrasar una tarea sin que retrase la fecha de finalización del proyecto. En la Ruta Crítica no tenés ningún "colchón": si una tarea se atrasa 5 días, el final del proyecto se atrasará 5 días.
6. Cálculo de la fecha de finalización del proyecto: si sumas la duración de todas las tareas de la Ruta Crítica a la fecha de comienzo del proyecto, obtenés la fecha de finalización.
Si la fecha de finalización del proyecto te da en la próxima década, no te desesperes. ¡Se pueden hacer muchas cosas para acortar el proyecto!
Básicamente, el siguiente es un grupo de pasos que podés ejecutar varias veces cíclicamente para acortar las fechas de tu proyecto:
- Revisá las estimaciones de duración de las tareas. A medida que sepas más acerca de tu proyecto, las estimaciones de tu equipo van a ser más exactas.
- Revisá cuidadosamente las dependencias entre tareas. Esto es lo que hace que la Ruta Crítica de tu proyecto sea muy larga. Definí dependencias entre tareas sólo si es estrictamente necesario.
- Aplicá la técnica de "Crashing": esta técnica apunta a retrasar deliberadamente tareas no críticas asignándoles menos recursos, para trasladar estos recursos libres a tareas críticas y así reducir la duración del proyecto.
Después de todo esto, recordá para siempre: antes de contestar "Sí", decí que necesitas analizarlo, volvé a tu oficina y pedile a tu equipo que te ayude con estos seis pasos.
Autor: Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Sitio Web: www.iaap.com.ar
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