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Estoy cansado de las teleconferencias aburridas
Instituto Argentino de Administración de Proyectos
No se deje abrumar por teleconferencias que no aportan. Estructurelas para lograr el mejor provecho del tiempo y de la reunión.
Jueves 11:00 de la mañana. Te estas preparando para una teleconferencia ("Conference Call") con la casa matriz en Europa. Allá ya es el final del día, y mientras en Buenos Aires brilla el sol del verano, allá esta casi nevando.
El rumbo del proyecto es bastante incierto, comenzó hace tres meses, pero el problema es que todos tienen un concepto diferente acerca del mismo proyecto. De hecho: ninguno de los participantes en esta teleconferencia esta hablando del mismo proyecto.
Estos son los comentarios de tus colegas con respecto a este tipo de teleconferencias:
- "Todos hablan de otra cosa".
- "Duran dos horas y no llegamos a nada".
- "Hay una persona que habla cuarenta minutos seguidos y es super aburrido, me cuesta seguirlo".
- "Si hacemos la teleconferencia o no, no influye en el proyecto, los problemas siguen igual".
- "Siento que no entienden nuestra realidad, que el proyecto de ellos no es nuestro proyecto".
Mientras estas esperando la teleconferencia te preguntas cómo se podría mejorar este tipo de situaciones: ¿Qué hacer para que no pase esto, para que una teleconferencia no sea aburrida, no dure mucho y sea realmente productiva?
Proba con esto:
- Debe haber una bitacora de issues ("Issue Log") compartida y accesible por todos los participantes del proyecto, dondequiera que estén.
- Se deben registrar en la bitacora de issues todos los issues que se comentaran en la teleconferencia.
- Al comentar un issue, referirse al issue registrado en la bitacora por su número identificatorio.
- El orden de participación en la teleconferencia debería ser según el orden de los issues, por país, por gravedad, por tema.
De esta forma se logra involucrar a todos, poner a todos en la misma pagina, hacer que hablen de lo mismo. ¿Funcionaría esto en tu organización?
Autor: Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Sitio Web: www.iaap.com.ar
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