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Planes de Contingencia (I)
José Camilo Daccach T. - Octubre 1998
La dependencia en los sistemas de informacíon hacen indispensable tener estrategias para garantizar su recuperación ante cualquier contingencia.
Cada día es más la importancia que cobra el uso de la tecnología informática en todos los aspectos tanto laborales como personales. Si usted utiliza la Internet con frecuencia, en el momento en que no puede acceder su buzón de correo, o conectarse a la Web, se siente que algo hace falta.
De igual manera cuando las líneas de comunicación en una empresa se interrumpen, desconectando los sistemas, o cuando se daña un disco duro, o se pierde el acceso al centro de cómputo, se corre el riesgo de grandes pérdidas.
Hace algunos años cuando el proceso de la información no dependía tanto del tiempo, ni tampoco la necesidad de la información era tan dependiente en su inmediatez, era muy sencillo también establecer un plan de contingencia.
Las aplicaciones trabajaban por lotes, y por lo general la interacción entre cada uno de lo que hoy se conocen como módulos (agrupaciones funcionales) se efectuaba mediante archivos que estarían disponibles al terminar uno de los procesos y al iniciar el otro. El concepto de diseño estaba orientado a utilizar de la mejor manera posible el espacio en disco y memoria (realmente limitados) De todas maneras había ganancia, porque se reemplazaba un proceso manual (que tomaba varias semanas) por uno computarizado que procesaría la misma información en pocos días.
Realmente solo intervenían tres componentes en el proceso de la información: el equipo, los programas, y los datos y solo a estos tres componentes se remontaba la posible falla. Las razones externas que podrían causar una falla incluían un problema laboral (como una huelga que impedía el acceso al centro de cómputo), o un desastre natural.
Hoy se mantienen los mismos problemas externos, pero se ha complicado y aumentado el numero de componentes que se pueden ver afectados por una falla, incluyendo las redes de comunicación, las estaciones de trabajo, y la multiplicidad de equipos de almacenamiento distribuido. Las implicaciones pueden ser de cuantía menor para una persona que trabaje con un PC pero igualmente desastrosas para la continuidad de su trabajo.
Lo único que realmente permite que una empresa (o una persona) pueda reaccionar adecuadamente a una falta en un proceso crítico es mediante la elaboración, prueba y mantenimiento de un Plan de Contingencia. El plan es precisamente lo que su nombre indica, una serie de actividades tendientes a restablecer la operación normal, en el evento de una calamidad (interna o externa).
A manera de comparación, cuando el sistema era centralizado, el proceso era por lotes, y la interface con la máquina era una terminal, lo único que se requería para tener en pié un plan de contingencia de fácil ejecución, era un contrato de reciprocidad con una empresa que tuviera un equipo similar al de uno, y una copia alterna de la información más reciente, de tal manera que se pudiera trasladar el proceso a la instalación de la empresa recíproca. Normalmente se utilizaban horarios nocturnos que por lo general no se ocupaban en el proceso de la empresa que prestaba el servicio.
El proceso de la información era ejecutado en su mayoría, por no decir en su totalidad, por personal del Departamento de Sistemas, por lo que no se requería mayor contenido en un plan de contingencia y se puede decir que tampoco ningún entrenamiento. Se ejecutarían las actividades necesarias para restablecer el servicio. Por último, la información era un reflejo de actividades históricas, no necesariamente se requería de la información para la toma de decisiones.
Para que hoy en día, con lo complejo de los sistemas de información actuales, además de la responsabilidad del usuario en el proceso de su información, los Planes de Contingencia formalizados y probados cobran una importancia máxima al interior de las empresas, e inclusive en el ámbito personal. Está tan dependiente nuestro trabajo de la información que tengamos a la mano, que se reducen los espacios para estar sin acceso a la misma.
El Plan de Contingencia debe obedecer a un proceso formal y debe ser la conclusión de un proyecto de elaboración del mismo que incluya la identificación de los factores críticos, el establecimiento de los equipos de trabajo y alternativas de solución de la contingencia, una prueba REAL del mismo plan, una capacitación de las personas involucradas y una constante actualización.
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