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Decisiones a la velocidad de Internet
José Camilo Daccach T.
Incursionar en Internet con la estructura para responder a los negocios físicos son la mayor razón de fracasos en la virtualización de los negocios.
No hace muchos años, hizo su incursión lo que para mi es una de las tecnologías revolucionarias en las comunicaciones: el fax. Esta pequeña máquina ha servido desde ejemplo clásico para explicar el valor agregado de cada nuevo miembro en una red, hasta para agilizar las comunicaciones en las grandes decisiones de negocios y personales a través de todo el mundo.
En los inicios del uso del fax se escribía una carta en una máquina de escribir, o en un PC, se imprimía, y luego se pasaba por el dispositivo correspondiente para efectuar la transmisión. Con el advenimiento del módem en los equipos de cómputo, y posteriormente con una avalancha de aplicaciones que manejan transmisión y recibo de fax el envío se hace oprimiendo un solo botón. Sin embargo, la reacción al otro lado que recibe el fax, no necesariamente es tan rápido y por lo general hay que llamar telefónicamente para "confirmar" el recibo, pero realmente lo que estamos haciendo es enviar un mensaje subliminal al receptor para que "acelere su trámite".
Se ha utilizado la Internet, como medio de comunicación y ahora como medio de ejecución transaccional, entre los diferentes socios de negocios en una empresa. Empiezan a florecer portales corporativos tendientes a ofrecer servicios para los proveedores por ejemplo, por donde pueden consultar estado de pedidos, niveles de inventario y estados de pagos. Adicionalmente pueden generar negocios desde el mismo portal emitiendo pedidos. El volumen de transacciones entonces crecerá de manera exponencial a través de la red, y no solo serán mensajes de correo solicitando el estado de un despacho, sino pedidos que pueden conformar entre un 30% a un 50% de los pedidos de la empresa. En el caso de compañías como Dell, este porcentaje es muy cercano al tope mayor.
Pretender hacerle seguimiento a cada pedido que incluimos por Internet de la misma manera que se efectúa el seguimiento al envío de un fax sería tremendamente improductivo, por no decir imposible. La velocidad a la que se maneja Internet exige que al interior de la empresa también se tomen decisiones con la misma velocidad. Afortunadamente hay tecnologías que bien utilizadas pueden asistir este tipo de actividad y reducir la ansiedad en los socios de negocios.
Tecnologías que van desde autorespondedores (sistemas de respuesta automática de correos) hasta sofisticados programas que automáticamente disparan mensajes de correos a los socios de negocios con base en eventos. Por ejemplo, en el momento de aceptar un pedido, se expide automáticamente un mensaje de confirmación del recibo del pedido con la fecha estimada de entrega de la mercancía solicitada. Cuando se recibe un pago, se emite un mensaje confirmando el monto y la factura a la cual fué aplicado. Todo este proceso deberá ser completamente automático y parte del diario trajín de la compañía. En la medida que estas actividades queden involucradas directamente en el proceso general de una orden o un pago, se agiliza la toma de decisiones.
Poder responder a los negocios a la velocidad de Internet requiere mucho más que simple tecnología: requiere una concientización en todos los niveles de la empresa sobre la velocidad de respuesta como una "forma de vida" de los negocios modernos, sin ser excusa para las equivocaciones. Hoy no se perdona ni la lentitud ni los errores. Si piensa establecer contactos por Internet con sus socios de negocios, primero efectúe una aceleración de su proceso de toma de decisiones al interior de la compañía. Incursionar en Internet con la estructura para responder a los negocios físicos son la mayor razón de fracasos en la virtualización de los negocios.
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