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Comunicaciones Efectivas por Internet (I)
José Camilo Daccach T.
La comunicación por Internet tiene muchas ventajas, y precisamente por la facilidad de uso de las mismas, hacen que su efectividad se vea en peligro.
Introducción
No se puede negar que las tecnologías de Internet nos han permitido establecer canales de comunicación antes impensables o fuera del alcance por su alto costo. Hoy gozamos del correo electrónico, las tecnologías Web y la mensajería instantánea como si hubieran estado presentes hace muchos años, sin embargo con frecuencia abusamos de las tecnologías, y peor aún, la efectividad de nuestra comunicación es muy baja.
Una comunicación efectiva exige la interacción entre las partes de la comunicación cuando, como y donde se requiera, por el medio más apropiado a cada situación. De la misma manera, la comunicación debe incitar a la acción en la parte que recibe la comunicación. Si no hay acción en la contraparte, acorde con el objetivo, no es efectiva la comunicación.
Las comunicaciones por Internet permiten, además de fácil acceso y fácil uso, poder manejar todo el concepto de multimedia uniendo voz, video, datos, imágenes, mensajes celulares, y lo que se inventen en adelante, en una sola experiencia. Adicionalmente explota la interactividad del medio en su máxima expresión pudiendo llegar a realizar conferencias a través de la red donde el participante puede experimentar la misma como si estuviera de cuerpo presente.
Son tres las herramientas básicas que permiten hacer uso de estas nuevas comunicaciones:
- Correo Electrónico
- Ambiente Web
- Mensajería (Voz, Video, Chat)
Correo Electrónico
El correo electrónico, por excelencia, es y seguirá siendo por un buen rato la más fácil y más prolija en la red. Con más de 30 años de existencia, ha tenido una evolución bastante interesante, y es tan necesaria, que se ofrece en forma gratuita en múltiples portales.
Una de sus principales características es que no requiere que la contraparte esté disponible para efectuar el proceso de comunicación. Además permite establecer relaciones uno a uno y uno a muchos a un costo despreciable, y está disponible en cualquier parte.
La facilidad de uso del mismo, aunado con el abuso, ha generado la aparición de barreras muy fuertes que atentan contra la efectividad del mensaje, es decir, que impiden que lleguen, o si llegan, que sean abiertos. Más del 60% de los mensajes que viajan por la red son SPAM, lo que hace que un mensaje nuestro tiene que llamar la atención del remitente solo con el asunto, si logra pasar los filtros que pululan ahora en la red. La mayoría de los filtros son "automáticos" o sea que tienen criterios prefijados. Es indispensable conocer estos criterios al elaborar nuestros mensajes de tal manera que de verdad lleguen a su destino.
El correo electrónico se utiliza tanto al interior de las empresas como con socios de negocios (a más de la comunicación de índole personal que se sale del alcance de este artículo). El correo entre diferentes empresas debe franquear las políticas de seguridad que establece cada una, y lo hace un poco complejo, sin embargo es factible poner de acuerdo a los administradores de las redes para atender esta necesidad. Una vez franqueada, tenemos que trabajar en garantizar la apertura, lectura, y toma de acción sobre el mensaje. El correo al interior de las empresas, aunque no tiene barreras de acceso, si presenta la misma problemática para el logro de su apertura y toma de acción.
Para que el correo electrónico sea efectivo, es indispensable observar algunas normas o etiqueta por defecto de tal manera que se tome acción sobre los mensajes. El asunto debe ser llamativo para resaltarse entre los mensajes que llegan, el contenido debe ser corto y conciso para que el lector sepa qué se espera de él, y deberá venir siempre firmado. Solo se deberá incluir en el PARA a las personas que deberán tomar acción sobre el mensaje, a los demás, que deban estar enterados, se les incluirá en las copias del mismo. Lo más importante para los correos externos es no enviar mensajes no solicitados, considerados como SPAM. Cualquiera podrá reportar su mensaje y dirección y bloquear a toda su empresa por envío de SPAM.
Segunda Parte
Tercera Parte
Cuarta Parte
Ultima Parte
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