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Del papel al usuario final
José Camilo Daccach T.
Es indispensable entregarle al usuario herramientas que le permitan tomar deciciones con base en el análisis propio de la información a su disposicón.
Cuadro triple derecha
Los primeros computadores empresariales brindaban poco soporte en tiempo real a los procesos, principalmente por el alto costo de hacerlo, pero además porque estábamos enfocados en establecer el soporte a algunas áreas inicialmente, las más estructuradas. Era así como la contabilidad y la nómina eran los primeros procesos que se automatizaban.
De por sí, estos procesos son intensivos en procesamiento de datos y producción de información, y los sistemas no eran en línea, ni tenían elementos de interacción con el usuario tan sofisticados como los hay hoy. La entrada de datos era a través de "digitadoras/validadoras" y la salida era en reportes del famoso papel de rayas verde y blanco.
Los documentos se llevaban a la estación de grabación para ser digitalizados, y posteriormente pasaban al centro de operaciones, para procesar la información y generar los resultados esperados. La nómina generaba las planillas de pago, la contabilidad los diferentes reportes que se generan, todos en las formas continuas (de las que casi no se ven hoy).
La posibilidad de acercar la tecnología a la fuente de la información, permite que el ingreso de los datos al sistema se haga en tiempo real, y en el punto donde se genera la misma información. El acceso a terminales y casi razones de 1:1 entre equipos de acceso a la información y los usuarios que la deben acceder permitió pasar de largos reportes a consultas efectuadas sobre un Terminal, consultas que todavía se extienden hacia una PDA o un teléfono celular.
Llegó la hora entonces de dar el siguiente gran salto. Una de las mayores dificultades en la implementación de sistemas de información es la interpretación de las necesidades del usuario en cuanto a sus requerimientos de información además de sus intenciones de análisis sobre la información que reciba. Ya hoy la información se usa para analizar tendencias y tomar decisiones, algo que se puede hacer por la inmediatez de la misma, además de las herramientas que tiene a su disposición la persona que toma decisiones.
El análisis de diferentes escenarios, la respuesta a diferentes tipos de pregunta mediante clasificación de la información en formas apropiadas, pone una gran carga en el departamento de TI si es quien provee esta información. Existen sin embargo muchas herramientas que le permite al usuario ser el generador de su propia información para análisis.
La tendencia que se impone hoy a la "salida de información" de un proceso es generar las interfaces para que el usuario utilizando la herramienta que mas le guste, que por lo general es una hoja de cálculo, produzca la información base y con ella el análisis de la misma.
Se requiere si en el área de tecnología informática generar las bases suficientes para que toda la información que se requiera esté disponible, actualizada y sea confiable. Se generan entonces políticas de administración de los datos, además de un proceso de "culturización" del usuario final en el uso de herramientas de análisis.
Partimos del hecho que el usuario sabe lo que está buscando, o por lo menos tiene suficiente criterio para determinar cuando lo encontró. Tarea difícil si se hace sobre reportes planos, o sobre consultas básicas en una pantalla, pero incorporando la posibilidad de mover cubos, por ejemplo, o una simple tabla dinámica pegada a la base de datos corporativa, le permite al usuario hacer tareas que el sistema no puede hacer: analizar y tomar acciones.
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