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Justificando costos de TI
José Camilo Daccach T.
Cada día aumenta la necesidad de justificar la inversión en tecnología, no solo para los nuevos proyectos sino para las inversiones recurrentes para los sistemas ya en operación.
Cuadro triple derecha
El uso de las tecnologías informáticas ha pasado por varios ciclos en la etapa de justificación de proyectos ante las directivas de la compañía. En algunos casos son exigencias de legislaciones que hacen de las empresas unos "brazos" de los gobiernos, y en otros casos son exigencias del mercado para mantener la competitividad.
Por más ciclos que pasen, siguen siendo necesarias las justificaciones. Aunque hay tecnologías cuyo beneficio se "cae de su peso" hoy, como el correo electrónico o el acceso a la Internet, también es cierto que el mantenimiento de estas tecnologías en operación requiere cada vez más de un rubro presupuestal importante.
Es ahí donde se hace necesaria la justificación de tecnologías y de sus costos. Lo que no se puede perder de vista es que cuando se están mirando costos es porque se quieren reducir. Nadie mira costos solo para ver cómo los aumenta. Y cuando se miran los costos, en la mayoría de los casos, es porque los ingresos que deberían generarse con esta inversión no se ven o se perciben.
Es entonces necesario atar los costos de la tecnología, bien sea los recurrentes de proyectos ya implementados o los costos de nuevos proyectos, con los únicos dos factores que los pueden sustentar: el aumento en los ingresos, o la disminución de los costos en los procesos que son intervenidos por la tecnología.
Un ejercicio sencillo ilustra este punto. Liquidar a mano una nómina de mil personas puede requerir aproximadamente 15 personas trabajando tiempo completo, además de los errores que se pudiesen llegar a cometer en este proceso. Un sistema para manejo de la nómina entonces estaría aportando, además de los beneficios intangibles de reducción de errores, el ahorro de mano de obra de quince personas. Bajo este principio fue que los primeros sistemas de contabilidad y nómina se implementaron.
Ahora es difícil pensar que una empresa siquiera contemple la alternativa de procesar la nómina de mil empleados a mano, pero ya no se ahorran más costos. El montaje en un principio hizo ver el ahorro, ahora solo se ven los costos de mantener la aplicación y de la persona que la utiliza. No se valoriza la posibilidad estratégica de manejar más empleados sin tener que incurrir en costos administrativos, ni la posibilidad de tener estadísticas permanentemente actualizadas sobre este costo, ni la facilidad de liquidar a un empleado en pocos minutos, sin carga administrativa adicional.
En términos generales, las obligaciones de las directivas de una compañía están enmarcadas en dos procesos claramente definidos: aumento de la rentabilidad y administración de la calidad. Todo proyecto de cualquier índole, no solo de tecnología informática, debe poderse alinear con alguno de estos dos procesos. El aumento de la rentabilidad se efectúa o en el aumento del ingreso o disminución del costo. La administración de la calidad se finca en un adecuado manejo procedimental de todos los contactos con el cliente.
Justificar el aumento del ingreso con base en la tecnología informática no es fácil. Lo que si se puede demostrar es que aumentar el número de clientes, por ejemplo, que en su defecto aumentaría el ingreso, cuesta menos y es más eficiente si se hace con un sistema soportado en tecnología, que si se hace a mano.
Recomendamos separar los servicios de tecnología informática en los que aportan al ingreso y los que aportan a la reducción de costos, e iniciar un proceso de justificación permanente, en forma numérica del aporte que hacen a cada rubro. La virtualizacion de procesos, la construcción de un sitio Web, o la implementación de una nueva tecnología portátil para la fuerza de ventas, no está exenta de esta justificación, pero estamos seguros que la falta ha estado en la percepción del beneficio (porque no lo publicitamos!) que en tener un beneficio real.
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