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¿Cómo estructurar un proyecto correctamente? Imprimir E-mail
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Escrito por IAAP   
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Cinco puntos efectivos en la planeación de un proyecto en forma exitosa.


PautaArticulos Cuadro y Vert
La situación se da siempre del mismo modo: tu jefe te llama a su oficina y te cuenta que en la última reunión de Directorio se tomaron medidas estratégicas que nos llevan a implementar el Proyecto X.

El Proyecto X es ese que comentamos hace dos semanas, y debe estar finalizado antes del 1 de marzo del próximo año. Supuestamente hoy ya lo comenzamos a implementar.

Ya vacunado contra este tipo de situación, volvés a tu oficina con una fuerte ansiedad por comenzar a planificar y ejecutar el Proyecto X lo más rápido posible.

Antes de pensar en las tareas del proyecto y comenzar a delegarlas: ¡Stop!. Seguí caminando hacia tu oficina, pero cuando te sientes frente a tu PC, en vez de abrir la pantalla del paquete de software de administración de proyectos que tanto dominás, y clickear en Nuevo Proyecto, reflexioná en lo siguiente:
  1. ¿Qué es lo mejor que puedo hacer para estructurar el Proyecto X después de una reunión como esta?
  2. ¿Cómo se estructura correctamente el Proyecto X?

     

Para estructurar correctamente cualquier proyecto y crear cimientos fuertes para lo que vendrá, deberías pensar en los siguientes cinco puntos, y deberías encontrar el tiempo necesario para analizarlos cuidadosamente y ejecutarlos:

1. Desarrollá una relación personal con los Patrocinadores del Proyecto: los patrocinadores (sponsors) son aquellas personas que apostaron por el proyecto y que te ayudarán a conseguir los recursos financieros y humanos para implementarlo. Un buen patrocinador deberá ser tu socio en las decisiones acerca de cómo usar los fondos destinados para el proyecto, ser tu socio en el manejo y negociación de los cambios al alcance, y deberá tener la visibilidad necesaria en la organización para hacerse oír y transformar el proyecto en algo significativo. Si tus patrocinadores tienen esas características, son buenos patrocinadores del proyecto.

2. Desarrollá y publica el Acta del Proyecto: el primer paso para ganar visibilidad es desarrollar conjuntamente con los patrocinadores el Acta del Proyecto (Project Charter). El Acta del Proyecto es el documento que describe qué es y qué no es tu proyecto, es el contrato interno dentro de la organización que legitima la existencia del proyecto, explica su nacimiento, y sobre todo, legitima el poder que te fue otorgado como Gerente del Proyecto.

El Acta del Proyecto debe contener como mínimo los siguientes capítulos:
 

  1. Sumario Ejecutivo.
  2. Entorno de negocios y objetivos de negocios que generaron el proyecto.
  3. Objetivos del Proyecto.
  4. Una descripción general del Alcance del Proyecto en términos de entregables.
  5. Una lista de los entregables del proyecto y su descripción.
  6. Quiénes son los Participantes del proyecto: patrocinadores, accionistas, gerente del proyecto, equipo del proyecto, otros recursos que participan, etc.
  7. Cuáles son los factores de riesgo del proyecto y cómo se manejará cada uno.
     

Este documento es un documento que prepara el Gerente del Proyecto, pero que preferiblemente debería está firmado por el patrocinador u otro ejecutivo de la alta gerencia de la compañía. Su principal utilidad es que explica claramente y en palabras simples en qué consiste el proyecto a implementarse. ¿A quién se le entrega el Acta del Proyecto? A ejecutivos de otras áreas de la organización, a los miembros del equipo a medida que se van incorporando, a recursos de otras áreas, etc.

3. Realizá un Análisis de Accionistas: los accionistas del proyecto (stakeholders) son todos aquellos que tienen algún interés en el proyecto, o que se verán afectados por su resultado. Lo importante es identificarlos antes de empezar pero, ¿Cómo? Me debo preguntar: "Este proyecto, sobre quién influirá en la organización o fuera de ella? ¿A quién le interesa el resultado de este proyecto? ¿Quién se verá afectado, pero quizás no conoce acerca del proyecto?"

Una vez que los tenés identificados, deberías averiguar acerca de cada uno lo siguiente (preferiblemente por medio de una entrevista):
 

  1. ¿Cuál es el alcance del proyecto según él/ella?
  2. ¿Cómo define la calidad de los entregables?
  3. ¿Cuáles son los riesgos del proyecto según él/ella?
  4. ¿Cuáles son los factores críticos de éxito del proyecto?
  5. ¿Cómo quiere ser reportado acerca del avance del proyecto? ¿Con qué frecuencia y por qué medios?
     

4. Desarrollá el Alcance del Proyecto: tu objetivo con el alcance del proyecto en la fase de estructuración es definirlo claramente para todos en forma objetiva. La alineación de expectativas entre todos los accionistas del proyecto te dice qué está y qué no está en el proyecto. Eso es lo que tenés que definir, documentar y publicar en esta etapa. Básicamente, el alcance de tu proyecto está dado por los entregables que se deben producir: si tu proyecto fuese una fábrica, los entregables son lo que produce esa fábrica. Estos entregables pueden ser tangibles o intangibles.

5. Desarrollá el Plan del Proyecto: es el documento usado para definir el Qué, Quién, Cómo, Cuándo y Dónde de tu proyecto. No confundir con el Cronograma del Proyecto. El Cronograma del Proyecto es una parte del Plan del Proyecto.

Un buen Plan del Proyecto debe contener por lo menos los siguientes capítulos:
 

  1. Enfoque del Proyecto.
  2. Plan de Administración de Alcance.
  3. Plan de Comunicación.
  4. Plan de Administración de Riesgos.
  5. Plan de Administración de Calidad.
  6. Plan de Administración de los Recursos Humanos del Proyecto.
  7. Work Breakdown Structure (WBS).
  8. Cronograma del Proyecto.
     




 

Autor: Instituto Argentino de Administración de Proyectos
Sitio Web: www.iaap.com.ar
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