Implementación de TI
Interventoría para que el proyecto no se salga del carril
El Reto
El proyecto arrancó. Hay proveedor, hay cronograma, hay un gerente de proyecto de cada lado. Y aun así, a los tres meses nadie sabe con certeza si va bien.
El proveedor reporta avance en sus términos. El equipo interno está absorbido por la operación del día. Los problemas se van acumulando en las actas sin resolverse, y las decisiones que corren la ruta crítica se toman en conversaciones que nadie documentó.
Cuando la desviación se hace visible ya es tarde para corregirla barata.
La Solución
Hacemos interventoría: seguimos el proyecto desde afuera, con criterio técnico independiente, y emitimos alertas a tiempo.
Empezamos organizando el proyecto —planes de trabajo con actividades, tiempos y recursos humanos, físicos y monetarios— y luego instalamos la mecánica de seguimiento: comités técnicos y comités gerenciales periódicos donde se mide el avance real y se toman decisiones sobre problemas y cambios. Cada reunión produce un documento que consigna las conclusiones, en especial las decisiones que afectan la ruta crítica o los resultados.
Una precisión que importa: hacemos interventoría, no gerencia del proyecto. Usamos el marco de gestión de proyectos —construido sobre PMI, PMBOK e ISO 21500— para definir riesgos, tiempos, costos y gestión, y para acompañar a los gerentes de proyecto de ambas partes. No los reemplazamos.
Como lo hacemos
La planeación toma unas tres semanas. El acompañamiento a la ejecución se extiende según el proyecto — típicamente entre seis y doce meses.
Organización y planes de trabajo
Elaboramos con el gerente de proyecto que usted designe, y por lo general con participación del proveedor, los planes de trabajo: actividades a desarrollar, tiempos estimados y recursos humanos, físicos y monetarios requeridos. También planeamos las reuniones necesarias para asegurar que los recursos comprometidos estén disponibles cuando el proyecto los necesite.
Comités técnicos
Reuniones periódicas de seguimiento en lo técnico: qué se entregó, qué cumple, qué está pendiente y qué está bloqueando el avance.
Comités gerenciales
Seguimiento en lo gerencial: avance contra plan, decisiones sobre problemas y cambios, y escalamiento de lo que no se resolvió en el nivel técnico.
Documentación de decisiones
Cada ciclo produce documentos con las conclusiones de las reuniones, con énfasis en las decisiones que afectan la ruta crítica o los resultados parciales y finales. Es lo que después permite reconstruir por qué se decidió lo que se decidió.
Alertas y recomendaciones
Evaluamos el curso del proyecto y emitimos las recomendaciones que correspondan, a tiempo para que sirvan.
Asesoría técnica complementaria
Además de la interventoría, aportamos criterio técnico en los momentos donde más se necesita, sin comprometer nuestra objetividad frente al proyecto: la migración de datos —qué se migra a producción y qué a históricos, y las pruebas de cargue antes y durante el arranque—, los esquemas de prueba del software —funcionales, de integración y de carga—, la estrategia de liberación a producción —orden de los módulos y transición de los usuarios— y la estrategia de gestión del cambio —comunicación, expectativa y responsabilidades de los usuarios frente al proyecto.
Este servicio normalmente parte de un proceso de selección y contratación ya realizado — por nosotros o revisado por nosotros — porque la interventoría se apoya en los compromisos que quedaron pactados. Hay excepciones y las evaluamos caso a caso.
El Beneficio
Usted se entera de las desviaciones cuando todavía se pueden corregir, no en la reunión donde ya hay que renegociar el cronograma.
Y cada decisión que mueve tiempos o costos queda escrita, con su justificación — lo que cambia por completo la conversación con el proveedor cuando aparece el desacuerdo.
Y cuando el proyecto llega a los momentos más delicados —migración, pruebas, arranque en producción— tiene a alguien con experiencia previa aconsejando, sin que eso comprometa la independencia del seguimiento.
Qué recibe
- Planes detallados de trabajo del proyecto con actividades, tiempos y recursos.
- Mecánica de seguimiento instalada: comités técnicos y gerenciales con periodicidad definida.
- Documentos periódicos con las conclusiones y decisiones de cada comité.
- Registro de las decisiones que afectan la ruta crítica.
- Alertas y recomendaciones sobre el curso del proyecto.
- Asesoría técnica en migración de datos, pruebas de software, liberación a producción y gestión del cambio.
Nuestros clientes, la mejor referencia
Hemos comprobado que la metodología opera en forma efectiva para todo tipo de empresas: servicios, industria, comercio. A continuación relacionamos algunos de nuestros clientes a manera de referencia de aplicación de la metodología propuesta.
¿Le queda alguna duda?
¿Ustedes gerencian el proyecto?
No. Hacemos interventoría, que es distinto. Usamos el marco de gestión de proyectos para definir riesgos, tiempos, costos y mecánica de gestión, y para acompañar a los gerentes de proyecto del proveedor y de su empresa. La gerencia del proyecto sigue siendo de ellos; nosotros evaluamos su curso y emitimos recomendaciones.
¿Qué metodología usan?
Una metodología propia, con énfasis en la gestión proactiva, construida a partir de PRINCE2, PMBOK e ISO 21500. La usamos como marco de acompañamiento y de definición de riesgos, tiempos y costos, no como un procedimiento que haya que cumplir por cumplir.
¿Cuánto dura el acompañamiento?
La planeación toma unas tres semanas, dependiendo del esquema de implementación que proponga el proveedor. El acompañamiento a la ejecución depende del proyecto: en implementaciones de soluciones empresariales suele ir entre seis y doce meses. El alcance exacto se define una vez se conoce el cronograma del proveedor.
¿Se puede contratar si la selección la hicimos por nuestra cuenta?
Normalmente este servicio parte de un proceso de selección y contratación en el que ya participamos o que revisamos, porque la interventoría se apoya en lo que quedó pactado. Cuando no es el caso, lo evaluamos: a veces basta con una revisión previa del contrato para poder acompañar bien.
¿Necesitamos un gerente de proyecto interno?
Sí, y lo recomendamos explícitamente, aunque sea de tiempo parcial. Sus funciones son planear, asignar y coordinar los recursos de su empresa en el proyecto. La interventoría acompaña a ese rol, no lo sustituye.
¿Qué pasa si el proveedor incumple?
La interventoría documenta la desviación con evidencia y contra lo pactado, y emite las recomendaciones del caso. Ese registro es lo que le da a su empresa posición para negociar — o para hacer valer el contrato.
¿Se puede hacer virtual?
Sí. Los comités y el seguimiento funcionan bien de forma virtual. Se puede combinar con presencia en sitio en los momentos críticos del proyecto.
¿La interventoría incluye asesoría técnica además del seguimiento?
Sí. Además de vigilar el cumplimiento de los planes, aportamos experiencia previa en migración de datos, pruebas de software, estrategia de liberación a producción y gestión del cambio — siempre en actividades que no comprometen nuestra objetividad frente al proyecto.
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