Selección de Tecnología Digital
Escoger con criterio, no con demo
El Reto
Escoger una tecnología nueva —un ERP, CRM, WMS, la infraestructura que la va a soportar, una base de datos, una plataforma de comunicaciones o una solución de IA— es una de las decisiones más caras y más difíciles de revertir que toma una empresa mediana. Y casi siempre se toma con información desbalanceada.
Los proveedores presentan demos preparadas, cada uno destaca lo que hace bien y omite lo demás, las propuestas llegan en formatos que no se pueden comparar, y al final pesa quién presentó mejor o quién ya conocía a alguien adentro.
Meses después aparecen los costos que nadie preguntó: la infraestructura, la migración, la consultoría de implementación.
La Solución
Conducimos el proceso completo como un concurso ordenado, con una metodología que convierte la decisión en un número que usted puede sustentar. Aplica igual a un ERP o un CRM que a infraestructura, bases de datos, comunicaciones o soluciones de IA: cualquier tecnología donde compiten varios proveedores y la comparación es difícil.
Primero definimos qué necesita realmente: los requerimientos funcionales de las aplicaciones y de todo lo demás que hace falta para operar. Con eso elaboramos los términos de referencia e invitamos a los proveedores preseleccionados a responder sobre la misma base, de modo que las ofertas sí se puedan comparar.
Los criterios los pondera usted, no nosotros. Eso garantiza que la solución escogida responda a sus necesidades y no a influencias externas. Y como la metodología permite simular distintos pesos, se puede hacer un análisis de sensibilidad: ver si la respuesta cambia cuando cambian las prioridades.
Un punto que evita sorpresas: exigimos que las propuestas incluyan todo lo necesario para operar —licenciamiento, capacidad de cómputo, almacenamiento, bases de datos, y los servicios de consultoría de implementación y migración— y no solo el software.
Como lo hacemos
Puede tomar del orden de tres meses, según cuántos proveedores participen y qué tan rápido respondan.
Preliminares y análisis de necesidades
Unas tres semanas para identificar y definir los requerimientos funcionales y técnicos, tanto para reemplazar lo que existe como para cubrir lo que hoy no está soportado. Aquí se identifican los puntos críticos sobre los que los proveedores tendrán que pronunciarse. Si existe ya un PETI que determine arquitectura de aplicaciones, de datos y de la red, este tiempo se puede acortar un poco.
Términos de referencia (RFP)
Unas tres semanas para elaborarlos, más tres o cuatro semanas de manejo de proveedores mientras preparan sus ofertas. Los términos de referencia son lo que hace comparables las propuestas: sin ellos, cada proveedor responde lo que quiere.
Evaluación de las propuestas
Tres o cuatro semanas, según cuántas y de qué calidad lleguen. Se evalúa con la matriz de criterios ponderados que usted definió, con análisis de sensibilidad sobre distintos escenarios de pesos.
Presentación del resultado
Presentamos la evaluación con la solución recomendada, la que mejor cumple los requerimientos funcionales, técnicos y económicos — con el sustento numérico a la vista para que su comité pueda aprobar con criterio.
Este servicio se contrata de forma independiente. No requiere haber trabajado antes con nosotros ni contratar las etapas siguientes.
El Beneficio
Muestra resultados medidos en un proceso real antes de comprometer presupuesto de tecnología para toda la organización.
La decisión queda documentada y defendible: cuando alguien pregunte por qué este proveedor y no aquel, la respuesta es una matriz con los pesos que su propia organización definió.
Y como el alcance evaluado incluye todo lo necesario para operar, el presupuesto que aprueba es el presupuesto real — no el del licenciamiento solo.
Qué recibe
- Documento de requerimientos funcionales y técnicos.
- Términos de referencia (RFP) para los proveedores.
- Matriz de criterios con los pesos relativos definidos por su organización.
- Evaluación numérica de las propuestas recibidas, con análisis de sensibilidad.
- Informe con la solución recomendada y su sustento.
- Presentación del resultado a la alta gerencia.
Nuestros clientes, la mejor referencia
35 años acompañando decisiones de tecnología en América Latina. Más de 200 proyectos ejecutados en 12 países.
¿Le queda alguna duda?
¿Qué tipo de tecnología ayudan a seleccionar?
Cualquier tecnología donde compitan varios proveedores y la comparación sea difícil: sistemas de información para los usuarios de la empresa (ERP, CRM, WMS, TMS, manufactura), infraestructura, bases de datos, comunicaciones y soluciones de inteligencia artificial.
¿Qué incluye la evaluación además del software?
Todo lo necesario para operar: licenciamiento, capacidad de procesamiento, almacenamiento, bases de datos y los servicios de asesoría en implementación y migración. Es donde más presupuesto se subestima cuando la comparación se hace solo por precio de licencia.
¿Ustedes escogen el proveedor?
No. Usted define el peso relativo de cada criterio y la metodología produce el resultado. Nosotros conducimos el proceso y recomendamos con base en ese resultado. Es lo que garantiza que la decisión responda a sus necesidades y no a preferencias del consultor.
¿Cuánto tiempo toma?
Del orden de tres meses: unas tres semanas de preliminares, tres de elaboración de términos de referencia, tres o cuatro para que los proveedores respondan, y tres o cuatro de evaluación. El plazo depende sobre todo del número de proponentes.
¿Tenemos que contratar también la implementación con ustedes?
No. La selección se contrata de forma independiente. Si después quiere acompañamiento en la negociación del contrato o en la ejecución, existen los servicios de Contratación de Tecnología Digital y/o Implementación de Tecnología Digital, pero son decisiones separadas que se pueden complementar.
¿Cuánto tiempo consume de nuestro equipo?
Participación esporádica de los responsables de los procesos y de la alta gerencia, sobre todo para definir los requerimientos funcionales, los criterios de evaluación y recibir las conclusiones de cada etapa. No requiere dedicación de tiempo completo.
¿Y si al final decidimos no comprar nada?
Es un resultado válido. El proceso parte de que existe la intención de adquirir si la solución cumple, pero la evaluación puede mostrar que ninguna propuesta responde a lo que necesita. Saberlo con fundamento, antes de firmar, ya justifica el ejercicio.
Compártalo con quien deba tomar la decisión
¿Va a escoger un ERP o un CRM en los próximos meses?
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