Pregúntele al Gerente de Proyecto “¿cuál será su excusa para no cumplir?”. Las respuestas a esta pregunta tan sencilla entregan una información muy valiosa.
Buena parte de los proyectos no terminan en el tiempo, o no cumplen con el alcance, o se pasan el presupuesto, y en algunos casos suceden las tres cosas a la vez. En occidente somos muy dados a empezar a trabajar sin darle el tiempo suficiente al tema de la planeación.
Uno de los pasos más importantes durante la planeación de cualquier proyecto es la identificación de riesgos, la evaluación de criterios y elementos que efectivamente hacen que se atrase un proyecto o se eleve su costo.
Hay muchas fuentes para estos factores en cada una de las áreas de aplicación, y lo curioso es que abordamos los proyectos sin darnos el tiempo para atender estas situaciones, que conocemos pueden pasar, y buena parte de ellas son evitables con acciones previas.
Se podría inclusive incurrir en la definición de negligencia como: “falta de previsión de lo previsible”. Esto lo que indica es que sabiendo que hay cosas que son normales que pasen (son previsibles) no se toman las precauciones suficientes para que o no sucedan, o si suceden su impacto sea mucho menor.
Los que hemos trabajado en proyectos entendemos que hay muchas situaciones que hacen que un proyecto flaquee. Es más, ya uno sabe de quien será la responsabilidad de que eso suceda, y por consiguiente en algunos casos son “ases debajo de la manga” para poder negociar mas tiempo o mas costos dentro del mismo proyecto.
Por ejemplo, cuando se construye una aplicación, un software, o en general cualquier cosa (una casa, un puente, etc.) uno de los mayores factores en el incumplimiento es la falta de claridad en el alcance.
Si nos remitimos al ejemplo del software, el comprador no se quiere comprometer del todo con el alcance por temor a que le falte algo, y al proveedor inclusive le parece muy bueno que no haya tal definición para ajustar costos mas adelante, o inclusive escudar el incumplimiento.
Es mas difícil en un proyecto de construcción, sin embargo, conozco de muchos casos que arrancan a construir sin haber terminado el diseño y las definiciones por ejemplo de materiales, llevando en algunos casos a cambios de materiales que implican tumbar y volver a construir, o sobrepasar el presupuesto que obviamente tampoco estaba terminado.
La mejor manera que hemos encontrado para identificar puntos de riesgo es tener en cuenta las “disculpas” comunes que se dan cuando un proyecto de cierto tipo se atrasa o se eleva su costo. Además de los elementos comunes del alcance, calidad y costo, hay unos temas puntuales para cada área de aplicación.
En una construcción, el flujo de caja es indispensable al igual que la disponibilidad de los materiales. En un desarrollo de software, el detalle en la especificación, y una permanente presencia del usuario líder garantizan fluidez en el proyecto.
Estas “disculpas” son parte esencial del análisis de riesgos, y DEBEN tener una acción en caso de que se lleguen a presentar. Algunas tienen que resolverse ANTES de iniciar el proyecto. Para garantizar el flujo de caja en una construcción, no solo hay que tener en cuenta el crédito y su aprobación, en caso de que se requiera, sino también el esquema de desembolso y los requerimientos para ello.
Cómo involucramos a los usuarios, y como incorporamos herramientas modernas de diseño de software para ayudarle al usuario a ser más específico en la definición de sus requerimientos. Hoy hay herramientas de prototipo que permiten que el usuario “vea” como va a quedar lo que está pidiendo y profundice más en el requerimiento.
Ya se han administrado proyectos por más de 50 años, y hay casos de éxito, pero mejor aún, muchos ejemplos de fracasos de donde podemos asirnos para identificar las “disculpas”, generar la matriz de riesgos, y su respectiva acción preventiva o correctiva, la que aplique. No hay ya razón para que sus proyectos no terminen con el alcance que estipuló, dentro del presupuesto, y en el tiempo establecido.
Pregúntele al Gerente de Proyecto “¿cuál será su excusa para no cumplir?”. Las respuestas a esta pregunta tan sencilla entregan una información muy valiosa para construir su mapa de riesgos.