Es indispensable que usted haga sus propios cálculos para determinar qué tan gratis es el software gratuito. 

A primera vista el título podría parecer errado, pero realmente el hecho de que el software en si mismo sea gratuito, no significa que la implementación, uso, soporte y actualización del mismo lo sean. Existen metodologías para determinar los costos reales en el tiempo que permiten determinar realmente cuanto vale el software gratuito (y para los no gratuitos, basta con agregar el valor del software!)

El costo total de propiedad es una de estas herramientas que permite a cada empresa hacer su propia evaluación y no dejarse sesgar por estudios que por lo general son elaborados por la parte interesada en demostrar una posición específica.



Los defensores del software gratuito son rápidos al anotar el costo inicial inexistente, mientras que los detractores apuntan a costos de mantenimiento potencialmente más altos. Los defensores del software «libre» (a diferencia del gratuito) apuntan más a hacer énfasis en los grados de libertad que otorgan a las empresas, y lo que esto aporta a reducir el costo de migración. Todos estos puntos son válidos, pero ninguno aporta un criterio uniforme e imparcial.

Se puede entonces dividir el costo total de propiedad de cualquier sistema (y aplica también para el software en forma exclusiva) en cuatro componentes, los cuales deben ser considerados en conjunto al analizar alternativas de adquisición o de migración a otra plataforma.



Costo inicial.

Este es el costo que hay que pagar antes de usar nada. Básicamente es lo que se conoce como el valor de la licencia en el caso del software, y es en el rubro donde el software gratuito tiene mayor ventaja, con valor de cero en este rubro. No en vano, muchas empresas productoras de software comercial (con costo) han generado versiones de sus productos a cero costo donde se cuenta con un competidor con oferta gratuita. Estas empresas esperan cobrar el valor del soporte, y dado que son los únicos que tienen acceso al código fuente, son los únicos que realmente pueden dar soporte y mejoramiento de versiones.

Si decide por el software gratuito y lo quiere modificar (suponiendo que puede tener acceso al código fuente), debe mantener una versión propia de la aplicación con sus modificaciones, y acomodar para sufragar los gastos que requerirá aplicar los cambios que el proveedor del software haga en forma general para la versión «oficial». Aunque hay la posibilidad de entregar los cambios a los «consolidadores» de software, no necesariamente indica que se vayan a aceptar y mantener estos cambios en la versión oficial.



Costo de cambiar.

Cambiar de lo que se tiene ahora a otra aplicación tiene un costo inherente, por lo general representado en sesiones de capacitación y reentrenamiento de las personas. Se debe ser objetivo en el análisis de los costos de migración, para estar atento a elementos que pueden desfasar el análisis. Si se requiere mucho reentrenamiento adicional para cambio de una aplicación por otra (por ejemplo, el paso de la Suite de Office de Microsoft, a la OpenOffice gratuita), es probable que no se beneficie con este cambio sino haciendo el cambio a otro tipo de aplicación, por ejemplo un sistema en la Web con plantillas predefinidas.

Adicionalmente se debe contemplar el costo de personalización de las aplicaciones a implementar, lo cual requiere también soporte de una organización externa. Esto aplica tanto para el software gratuito como el comercial, sin embargo es probable que el gratuito tenga mayor oferta de servicios, haciéndolo más económico.



Costo de Mantener el Sistema

La tarea no termina en la instalación, se deben ejecutar procesos de mantenimiento, así sea solo para instalar actualizaciones o arreglos generados por el proveedor del software. Aunque todas las actualizaciones pasan por un proceso de pruebas, es difícil probar todas las combinaciones de plataforma, implicando tener una versión de prueba donde se analicen los cambios antes de implementarlos.

Por otra parte, la implementación de estos cambios en una instalación grande genera unos costos adicionales para poder cubrir todos los puntos de acceso. Es en este punto donde Microsoft ha trabajado para mejorar el costo asociado con esta tarea, y no solo el costo, sino la efectividad, para garantizar que todos los parches sean realmente instalados.



Costo de cambiar el sistema otra vez.

 

No es lo que se busca, pero cuando su sistema se vuelve obsoleto, su proveedor no lo mejora o actualiza, o simplemente la funcionalidad que antes le brindaba ya no es suficiente para lo que su negocio requiere, deberá buscar una alternativa para reemplazar las aplicaciones existentes. Es en este rubro donde juega un gran papel el manejo de estándares. Si el sistema actual maneja estándares abiertos, es fácil reemplazarlo con cualquier otra cosa. Si se usa un sistema fuera de estándares para interactuar con el sistema operativo, es difícil reemplazar el sistema operativo y si el almacenamiento de los datos no sigue estándares, será difícil reemplazar la base de datos.

 

Conclusión. 

 

 

El análisis de cada factor lo hace cada proveedor a su conveniencia. Unos se enfocan en el costo de cambio de productos, otros se enfocan en el valor inicial. Es indispensable que usted haga sus propios cálculos para determinar qué tan gratis es el software gratuito.

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