Cada vez se hace más exigente el escrutinio sobre el control de los gastos y las inversiones en las compañías, y la tecnología informática y de comunicaciones no es ajena a esta tendencia. La justificación de inversión en tecnología, sea un cambio en un servidor, o un nuevo portal para el desarrollo de un proyecto de comercio electrónico, debe ser exhaustiva para poderse desarrollar.
Las herramientas más utilizadas para la justificación de proyectos de TI son el ROI (retorno de la inversión) y el TCO (costo total de propiedad sobre una solución de TI). La primera hace un análisis estrictamente financiero, con base en el costo del proyecto, y los resultados que arrojará, descontado al valor presente, es decir, en pesos de hoy, cuanto genera el proyecto, valor que debe ser por lo menos mayor que lo que generaría el dinero en el banco, o invertido en la cadena productiva de la compañía.
El TCO, es una mecánica que intenta proyectar en el tiempo el costo total de la administración de una solución sistematizada mediante tecnologías informáticas. Se contemplan las erogaciones que se deben hacer entre uno y otro modelo, de tal manera que en el tiempo, por lo general cinco años, sea más atractiva económicamente una u otra alternativa.
Aunque provee una versión más completa de los costos totales del proyecto, el TCO todavía no responde la pregunta de siempre: ¿qué obtenemos si pagamos por todo esto? Ahí es donde la metodología del ROI entra a jugar un papel más interesante. El análisis mediante ROI analiza todos los costos anticipados del negocio a la luz de los beneficios esperados, pero, ala igual que el TCO, tampoco presenta una herramienta útil para el análisis del caso de negocio. TCO y ROI son inútiles cuando se quiere medir el riesgo, la flexibilidad, y los beneficios intangibles que tienen un impacto crítico en el negocio y deben ser considerados dentro de la decisión de gasto.
Los riesgos no se pueden ver dentro de las hojas de cálculo del TCO o del ROI, básicamente porque no son fácilmente cuantificables, pero esto no significa que se deban ignorar. Se puede construir un marco general de riesgo que provee una visión realista de lo que pudiese suceder al tomar una decisión de negocio, su variabilidad en el costo, y los beneficios potenciales.
Se pueden utilizar los mismos factores con los que se priorizan proyectos de TI en el marco de la planeación estratégica, de tal manera que se tengan en cuenta cuando se modela los posibles resultados y costos de un proyecto de tecnología informática. Algunos de estos factores son:
Tamaño del proyecto: Entre más grande el proyecto, mayor la susceptibilidad al riesgo. Los proyectos más grandes presentan mayores dificultades en la definición del alcance y en su logro. Los proyectos pequeños son más tangibles y más fáciles de predecir cuanto tiempo toma completarlos.
Tecnología: Cada vez que se utiliza una nueva tecnología, se corre el riesgo de que no funcione como se esperaba. ¿Generará más negocios la construcción de un portal para vender en Internet? Esto también sucede cuando se cambia la tecnología que lleva tiempo instalada, dando pié a proyectos de integración de software como ejemplo de complejidad. Entre más cambios haya en la tecnología, más alto el riesgo.
Recursos: Los recursos necesarios no siempre están disponibles a través del ciclo de vida del proyecto, lo que puede causar retrasos costosos. Anteriormente los proyectos de TI generaban una «cuadrilla paralela» para ir avanzando en la nueva tecnología mientras otra cuadrilla se queda en las viejas soluciones. Hoy la implementación se hace con las mismas personas, haciendo que el recurso humano escasee.
Condiciones del mercado: Este es tal vez el riesgo más infame. Por ejemplo, en América Latina se está negociando un Tratado de Libre Comercio. Este tratado, una vez entre en funcionamiento, hará que las prioridades de los negocios y por ende la implementación de las TIC’s, cambie.
Cultura: La nueva tecnología por lo general genera un rechazo al cambio si los usuarios no quieren cambiar la forma en la que están acostumbrados a trabajar. No solo se deben tener en cuenta los costos de entrenamiento, sino también considerar el riesgo de que algún personal no absorba la nueva capacitación efectivamente.
No existe la herramienta numérica perfecta para complementar los análisis de TCO y ROI en los proyectos informáticos, pero es muy fácil hacer una lista y cualificar los riesgos que mencionamos en los párrafos anteriores. No tenerlos en cuenta sería casi comprar un boleto al fracaso.