Idealmente no debe haber cambios en un proyecto bien planeado, se debe poder ejecutar y obtener el resultado esperado (alcance) dentro del tiempo, costo y calidad esperada. La palabra clave es la primera de la frase: “idealmente”. Tenemos claro que lo único cierto es que el plan no se ejecutará como se planeó y que se requiere tomar decisiones al respecto. Si no fuera así, realmente no necesitaríamos gerentes de proyecto en el curso del mismo.
A pesar de ser un proceso completamente cíclico, y en ocasiones en paralelo, todas las decisiones que se tomen dentro del entorno del proyecto de deben tomar a la luz de su impacto previsible en cada una de las restricciones.
Al inicio del proyecto, la primera que nos concierne en su definición es el alcance. Es donde definimos exactamente qué debe entregar el proyecto, tanto en calidades como en cualidades y funcionalidad, y además estructuramos también los recursos necesarios para obtener ese alcance. Entre estos recursos incluimos las dos variables importantes: tiempo y costo.
Constituyen entonces las tres restricciones básicas el alcance, el tiempo y el costo. Las experiencias recogidas nos han mostrado que los proyectos tienden a “desviarse” de la primera restricción en el curso de su administración, en particular porque nos enfocamos en temas de tiempo y costo, que al parecer es lo que realmente le interesa a los dueños del proyecto. Sin embargo, es claro que los cambios en el alcance, mal manejados, pueden y en efecto dan al traste con los resultados generales del proyecto en la mayoría de los casos.
Nos concentramos en tiempo y costos. La balanza por lo general está entre menos tiempo y mas costo, o mas tiempo y menos costo, sin tener en cuenta que las demoras en la entrega, suponiendo se entrega con la totalidad del alcance, también acarrean un costo de oportunidad. Se completa la trilogía básica entonces con la restricción del alcance, donde es indispensable hacer un manejo exhaustivo del alcance, sin permitir cambios en el mismo que realmente agreguen valor al proyecto.
Recientemente se ha venido utilizando el concepto ampliado de la “trilogía” con tres nuevos componentes a tener siempre en cuenta en la balanza al momento de tomar las decisiones. Se complementa con el manejo de la calidad, satisfacción del cliente y el manejo del riesgo.
La calidad es un concepto relativamente nuevo incorporado dentro de los proyectos, y luego de los procesos de calidad total, mejoramiento continuo y demás tendencias administrativas de los ochentas, entendemos ahora claramente la diferencia entre la calidad del producto y la calidad del proceso. En algunos casos, los sistemas de gestión de calidad al interior de los proyectos se ven como impedimentos para toma de decisiones ágiles, por ejemplo, sin embargo están ahí por una razón valida y se deben cumplir. La calidad del producto del proyecto no se discute, y menos se deben admitir cambios en su definición, convirtiéndose en una de las restricciones más fuertes del proyecto.
El manejo del riesgo es otro concepto que requiere permanente monitoreo, en especial al momento de tomar decisiones sobre los cambios en los proyectos. Es costumbre que al modificar los proyectos en sus otros aspectos, toda nuestra matriz de riesgos y contención de los mismos pueda quedar inservible.
Por último, completa la sexteta de restricciones, el manejo de la satisfacción de los beneficiarios del proyecto o sus clientes. Originalmente habíamos apareado esta satisfacción con el cumplimento del alcance, pero sabemos hoy que además hay que cumplir con el tiempo, el costo, la calidad, y otros elementos de satisfacción que bien puedan ni siquiera estar estipulados dentro del objetivo del mismo.
Cualquier cambio al interior del proyecto requerirá de la habilidad de los gerentes de proyecto para balancear el impacto, no solo en otros dos frentes, sino ahora en cinco frentes de restricciones. Es poco probable que se pueda acortar la duración de un proyecto sin causar impacto en por lo menos dos de las otras áreas.