¿Cómo está su plomería digital?

La tecnología informática ya no es un tema de responsabilidad exclusiva de los gerentes de tecnología, sino que es una responsabilidad del negocio en general. Es más, los gerentes de los negocios tienen la responsabilidad de entender, dirigir y ser responsable por la manera como la tecnología se estructura de tal manera que pueda garantizar los objetivos estratégicos de la organización.

Esperamos con los párrafos que describimos a continuación, demostrar que no se requiere ser un tecnócrata para entender los conceptos que resumimos como la “plomería digital” y tomar las decisiones correspondientes para ajustar esta plomería de tal manera que le permita lograr sus objetivos estratégicos.

Definimos la “plomería digital” como todo el marco tecnológico que permite que la información fluya por su organización. Debe quedar claro que la tecnología es solo una herramienta, de la misma manera que una guitarra es un instrumento. Hay una diferencia enorme entre un niño aprendiendo a tocar guitarra y un maestro concertista utilizando el instrumento. La misma herramienta, diferente ejecutor, completamente diferente el resultado.

Para poder entonces utilizar esta plomería digital en el logro de sus objetivos, es necesario efectuar dos actividades. La primera, entender cada una de las capas de esta plomería, y la segunda, poder identificar oportunidades de mejora para avanzar en la estructuración de una plomería digital fluida y efectiva.

Podríamos clasificar la plomería digital en cinco capas claramente identificables, cada una con una función específica en este proceso de hacer fluir la información, como el agua, al sitio indicado en el momento oportuno.

Comunicación

Esta capa se puede considerar como los cimientos de la plomería digital. Esta es la capa responsable por la conectividad entre computadores de tal manera que se puedan comunicar entre sí, y está compuesta de elementos como el ancho de banda, enrutadores, firewalls, switches, y la misma infraestructura de redes.

Por lo general esta capa permanece oculta, hasta que falla. Es una capa que no se nota cuando las cosas están operando sin problema, pero tan pronto hay perdida de conectividad a internet o acceso a su correo electrónico, la alarma de un una falla importante en la capa de comunicaciones salta a la vista.

Hoy se requiere que esta capa de comunicación no solo sea del sistema de información, sino que también está integrando los sistemas de telefonía, además de los sistemas de mensajería que se ejecutan en las plataformas móviles, haciendo que la capa de comunicación deba estar sólidamente diseñada para permitir la conectividad desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

Algunos temas que puede validar para garantizar que esta capa opera fluidamente:

• ¿La velocidad con la que se dan las comunicaciones es la que necesita su negocio? Si no es afirmativa la respuesta, es probable que deba trabajar en temas de ancho de banda.
• ¿La comunicación es fluida? Deberá poderse comunicar con todo el contenido de su negocio, desde cualquier sitio, sin mayores tropiezos. De lo contrario deberá ajustar y eliminar los tropiezos que impiden la comunicación fluida
• Es segura la comunicación cuando debe serlo? En caso negativo es imperante trabajar en el establecimiento de parámetros de seguridad que garanticen la confiabilidad de su información. Es importante que a su información solo accedan quienes tienen que acceder a ella.

Equipos

Aquí se clasifican los computadores, los servidores, equipos de almacenamiento, sistemas de respaldo, y hasta dispositivos móviles. Estos dispositivos son los que proveen los elementos físicos para administrar e interactuar con la información, además de permitir almacenar grandes volúmenes de información.

Además de ser los elementos que se utilizan para ejecutar las aplicaciones, proveen sistemas que filtran el acceso a cierto contenido y previene que cierta información ingrese al sistema. Estos implementos se cargan con los usuarios, están en los escritorios, y conforman buena parte de los centros de datos hoy.

Esta es la capa con la que los ejecutivos tienen mayor familiaridad, la utilizan todo el día. Algunas preguntas que se pueden hacer para determinar el estado de esta capa podrían ser:

• ¿El procesamiento, almacenamiento y distribución de información es lo suficientemente rápido para permitir la toma de decisiones en el negocio? Si no lo es, es probable que tenga problemas en esta capa
• ¿Existe un plan de mantenimiento y actualización de esta capa? Si no lo tiene, eventualmente la respuesta a la primera pregunta será negativa. Es indispensable construir un plan que mantenga apropiada esta capa de la plomería digital.

Bases de Datos

Las bases de datos almacenan la información cruda generada por los usuarios en archivos de datos, almacenamiento de imágenes e información transaccional. Esta capa es crítica porque también ofrece herramientas para generar nuevas vistas y reportes a partir e procesos de minería sobre los datos recopilados.

Esta capa se está volviendo cada vez más importante en la medida que las empresas luchan por mejorar la forma en que obtiene, almacena y manipula los datos.

La tecnología de almacenamiento es variada, y podríamos decir que hasta ilimitada. Los volúmenes de información que requerimos manejar hoy tienen una buena contraparte en dispositivos tecnológicos para hacerlo, no solo con rapidez y oportunidad, sino también con medidas de seguridad y de disponibilidad que permiten garantizar el acceso a la información cuando se requiera y desde donde se requiera.

Si es necesario, hacer una revisión de los criterios de calidad de la información, revisión que podría utilizar herramientas de las mismas bases de datos para prevenir información duplicada, o información inexacta en la medida de lo posible. Sin embargo es claro que hay que trabajar enormemente en las políticas y estrategias que permitan confiar en la información recogida y la procesada, sin tener que verificar cada vez que se genera.

Algunas preguntas que permiten validar si esta capa opera fluidamente podrían ser:

• ¿La información es capturada, por medios electrónicos, donde se genera (en la fuente)? De no ser así, cada paso entre la fuente y la captura de la información, incorpora elementos de posible corrupción de la información.
• ¿La calidad de la información almacenada es confiable? No tener confiabilidad en la calidad de la información, genera dudas enormes con respecto a los indicadores generados a partir de ella, y por consiguiente, eleva el riesgo a las decisiones que a partir e las mismas se tomen.
• ¿El acceso a los datos y a la generación de información a partir de ellos es oportuno? No sirve mucho tener información confiable, si no se puede acceder a ella cuando se requiere. Es necesario validar la accesibilidad a la misma sin comprometer la seguridad ni la confiabilidad.

Aplicaciones

La capa de aplicaciones es la que provee las aplicaciones con las cuales se generan las interfaces visuales que se presentan en las pantallas. Son las aplicaciones que le permiten a los usuarios hacer algo útil con la información que está en las capas mas abajo.

Las aplicaciones van desde pequeños componentes hasta grandes conjuntos de aplicaciones integradas para constituir una suite en un ambiente tecnológico envolvente. SAP, Oracle, Infor son exponentes de estos esfuerzos para construir un conjunto de aplicaciones que no solo se sientan encima de las bases de datos, sino que administran la información que fluye a través de ellas.

Todos los días aparecen nuevas aplicaciones, y es indispensable que cada empresa tenga configurada su arquitectura de aplicaciones, un conjunto de bloques de procesos y datos estrechamente relacionados a los cuales se les asignan aplicaciones para su automatización y optimización.

Las empresas deberán generar procesos de investigación que les permita tener claridad sobre las nuevas aplicaciones y su pertinencia en poderlas utilizar en la compañía.

Algunas preguntas que pueden permitir la evaluación del estado de su plomería en esta capa:

• ¿Las aplicaciones instaladas actualmente tienen un alto nivel de usabilidad? Las aplicaciones solo sirven si se usan. No hace mucho sentido tener una inversión en ellas si los usuarios prefieren procesar sus necesidades informáticas con otras herramientas.
• ¿La arquitectura de las aplicaciones obedece a las tendencias modernas? Hoy se requiere que las aplicaciones funcionen en ambiente Web, que permitan el uso de la misma indistinto del dispositivo que utilice el usuario, y que se puedan mantener en forma ágil y sin tropiezos.
• ¿Las aplicaciones permiten optimizar los procesos del negocio o solo almacenan hechos históricos? Si son solo para almacenar digitalmente la historia del negocio, flaco favor le hacen a los proceso que no pueden ejecutarse sobre la tecnología.
• ¿Las razones por las cuales desarrolla sus propias aplicaciones, en vez de adquirirlas, son claras y vigentes? La tendencia hoy es a adquirir aplicaciones antes que a desarrollarlas, por razones de oportunidad y de garantizar la incorporación de nuevas tecnologías. Si su empresa todavía desarrolla software, es momento de validar las razones por las cuales esa decisión se tomó.

Inteligencia de Negocios 

La capa más alta es la capa de inteligencia de negocios, incluyendo sistemas que permiten mostrar tableros de información con indicadores de los factores críticos del negocio y de esta manera tener una visual completa del avance de la compañía.

Esta es la capa menos entendida y menos utilizada en las empresas por el momento, pero está ganando popularidad en todas las empresas, mientras que en las grandes empresas ya las utilizan hace un tiempo.

Una adecuada capa de inteligencia de negocios requiere indispensablemente un afinamiento en las capas anteriores, para no correr el riesgo de generar incredulidad en la información presentada por estos tableros.

Algunas preguntas para validar la fluidez en sus indicadores de gestión:

• ¿Están claramente definidos los indicadores de gestion para la compañía? Si no están definidos, será de muy poca utilidad esta capa.
• ¿Se pueden obtener los indicadores con exactitud y oportunidad por parte de los usuarios? De lo contrario, no tendrían mucho sentido obtenerlos.
• ¿Están empoderados para tomar acción sobre el resultado de los indicadores? Si se tiene la información pero no hay empoderamiento para tomar acción con base en ellos, son igualmente infructuosos.

Conclusiones 

Todas las empresas dependen de su plomería digital y pocas organizaciones pueden sobrevivir sin ella. Es menester de las directivas de la empresa garantizar la fluidez dentro de esta plomería, a través de las cinco capas descritas, para poder optimizar el desempeño tanto de los sistemas de información como de su organización.