Se hace indispensable tener un plan para cambiar la forma en que las personas efectúan sus trabajos hoy, y en cómo prepararlos para realmente explotar las nuevas tecnologías.

En todo proyecto de tecnología informática, lo primero que se considera precisamente es la tecnología. Quisiéramos creer que hay ya muchos proyectos sustentados por planes estratégicos corporativos o al menos por planes estratégicos de tecnología, alineados al corporativo, pero este tipo de pensamiento es cada vez más escaso entre el gran número de empresas, y pareciera reservado solo para las grandes.

Por otra parte, si se revisan las misiones y las estrategias o las comunicaciones de la mayoría de las empresas, todas indican de una manera u otra, que están orientadas al cliente y que su activo más valioso es su recurso humano, precisamente ese que quedará ubicado entre el teclado y el espaldar de la silla, al implementar la nueva tecnología.



Los costos de la tecnología cada vez son más reducidos, por lo que proporcionalmente los costos de los servicios conexos, como la capacitación en el uso de las aplicaciones, y la formación en las nuevas temáticas y tendencias administrativas y del uso de la informática de manera estratégica, se hacen más altos. Por ser el rubro más costoso de las propuestas, es por lo general donde se hacen recortes en la implementación, dejando mucha problemática por resolver, en especial en el tema cultural.

Cuando no hay una conexión entre las estrategias de la compañía y los proyectos de tecnología, o cuando esta conexión no es divulgada, se hace más complejo manejar los temores que se suscitan en las personas que harán el trabajo una vez termine la implementación. Por lo tanto, se hace indispensable tener un plan, paralelo al de la tecnología, para el control de cambios, no solo en las tecnologías, sino en la forma en que las personas efectúan sus trabajos hoy, y en cómo prepararlos para realmente explotar las nuevas tecnologías.



No hay que ir muy lejos para tener ejemplos en borbotones. Los sitios Web con sistemas de manejo de contenido, permiten que los usuarios lo utilicen como parte de sus estrategias comerciales, de servicio al cliente, de comunicación, y otra serie de posibilidades, sin embargo terminan manejados o por el departamento de comunicaciones de la empresa, o se hacen a un lado por falta de entendimiento de cómo un sitio Web forma parte de la estrategia completa de la compañía.

Además de la alineación de los proyectos con la compañía, se requiere hacer un «inventario de conocimientos» no solo en el manejo de la nueva tecnología, sino en la aplicación en la empresa, para definir las políticas, procedimientos, directrices, y en últimas cómo manejar el impacto que se puede tener sobre el resultado esperado para lograrlo.

Los proveedores de la tecnología informática tienen sus propios planes de capacitación, pero solo cubren, como es de suponerse, la formación en el COMO utilizar la aplicación para hacer el QUE, que debiera estar definido con anterioridad. Las empresas cuando adquieren unas aplicaciones y pagan por una capacitación valores relativamente altos, esperan que en esa misma capacitación, se presenten el qué y el como. Es claro que el qué debe definirlo la empresa, quien podrá valerse de terceros para su orientación y ejecución, pero debería estar definida ANTES de implementar la tecnología. 

En sectores industriales altamente regulados como el sector financiero o el cooperativo, el cómo debe estructurarse en manuales que deben ser remitidos a los organismos de control. En otras industrias no existen estos requisitos y quedan sujetos a cultura corporativa. Los movimientos de orientación a procesos, de manejo de flujos de trabajo en estos mismos procesos y las certificaciones ISO han obligado a las empresas a dedicarle más tiempo a pensar en el funcionario entre el teclado y el espaldar de la silla, para garantizar que el objetivo final del proyecto se pueda lograr por quienes realmente lo hacen posible, las personas que utilizaran las herramientas.



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