Problemas se presentarán siempre en los proyectos de implementación de software, pero si se siguen las recomendaciones estipuladas a continuación, y se cuenta con el apoyo decidido de la gerencia de ambas compañías, se garantiza el éxito del proyecto.

Una de las mayores decisiones que enfrentan las empresas, en especial las que han desarrollado software al interior, es si deben o no cambiarse a software ya construido, listo para ser implementado. Aunque esta decisión es bastante difícil, no lo es comparado con las decisiones que se deben tomar antes, durante y después de la implementación se software ya elaborado.

En un proceso que tiene muchos matices, una empresa decide qué aplicación o conjunto de aplicaciones incorporar a su empresa. Estas pueden ser complementarias a las que ya tiene implementadas, o como reemplazo de lo que se tiene operando actualmente. De cualquier manera, hay que definir la funcionalidad requerida en las aplicaciones a adquirir, tanto en su función (que es lo que hacen) como en su método (cómo lo hacen). 



Este es el primer punto de acuerdo entre el proveedor y el cliente: hasta adonde llegará el software que se implementará y será sobre este acuerdo que se dará por recibido el mismo. El método debe ser irrelevante y debe predominar la función, en especial en procesos donde la implementación de tecnología informática hace parte de un proyecto de mejoramiento de procesos, apuntando al aprovechamiento de mejores prácticas.

En la medida en que la funcionalidad que presente el proveedor predomine en la implementación, lo que implica que la compañía se adaptará al software y no el software a la compañía, se podrá garantizar la continuidad del soporte del proveedor, en especial con la incorporación de nueva funcionalidad y ajustes a requerimientos futuros. En América Latina son comunes los cambios fijados por organismos de control, los que hacen que el soporte dado por el proveedor para ajustar la funcionalidad a estos nuevos requerimientos cobre altísima importancia.

El software deberá ser flexible en cuanto a la inclusión de las reglas del negocio. Por lo general esto se conoce como parametrización. No solo en esta etapa de montaje, sino en la medida en que las reglas del negocio vayan cambiando para adaptarse a los cambios del entorno. Deberá quedar en manos de los funcionarios de la empresa todo el conocimiento necesario, tanto técnico como funcional, para poder cambiar los parámetros que rigen la forma como se llevan a cabo los procesos.



Durante el proceso de implementación se debe ser muy claro con la metodología. Los usuarios de sistemas actuales, manuales o automatizados, son los que más sufren con los nuevos sistemas, en especial por la ausencia de algunas funciones que hoy tienen resueltas.

Se debe colocar especial atención a resolver esta falencia, bien sea con funcionalidad que se programe en forma adicional dentro del software adquirido, o con procedimientos que elimine del todo el requerimiento. La metodología deberá incluir un proceso ágil de manejo de cambios que permita atender al usuario y resolver inquietudes en forma definitiva, a satisfacción tanto de la empresa como del usuario.

Uno de los mayores tropiezos en la implementación de software es no tener en cuenta la real disponibilidad de los usuarios para el proyecto. La alternativa de «equipos paralelos» de personas para implementar software ya no está presente, y se debe implementar el software con el mismo personal con el que se maneja el día a día de la compañía.

Por esta razón se recomienda no considerar una ocupación mayor a medio tiempo de cada funcionario de la empresa al proyecto. Para compensar, se recomienda la implementación en paralelo de varios módulos. Por ejemplo, se puede implementar los módulos financieros y los de producción al mismo tiempo.



No se pueden perder de vista actividades cuya responsabilidad es solo para el proveedor o el cliente. El proveedor es responsable de instalar las aplicaciones, de proveer los elementos que le hayan sido adquiridos, y de garantizar que éstas funcionan acorde con lo ofrecido. El cliente es responsable por la asignación del personal idóneo, la migración de la información, el ajuste a los procedimientos, las pruebas del software y la puesta en producción. 

Problemas se presentarán siempre en este tipo de proyectos, pero si se siguen las recomendaciones estipuladas arriba, y se cuenta con el apoyo decidido de la gerencia de ambas compañías, se garantiza el éxito del proyecto.

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