Los Comités de Sistemas

Muchas de las empresas que apoyan sus operaciones en Tecnología Informática con alguna forma de Comité de Sistemas o Comité de TI, no tomarían una decisión sin el comité. Desafortunadamente los «comités» tienen tan mala reputación que normalmente conforman parte de las razones por las cuales no funcionan los proyectos de tecnología.

Un Comité de Sistemas bien conformado, tiene por objetivo ser la «Junta Directiva» del departamento de Tecnología Informática. Como tal, tiene bajo su responsabilidad fijar las políticas bajo las cuales se tomarán las decisiones de inversión y se medirán los resultados de los proyectos de tecnología emprendidos tanto al interior como al exterior de la empresa. Es igualmente responsable por garantizar que los objetivos del uso de la tecnología estén alineados con los objetivos generales de la compañía.

Se podrían definir cuatro posibles formatos para su comité de sistemas,  se hace necesario establecer cual de estos formatos sería el más apropiado para su empresa..

Una vez de establece el comité de sistemas, normalmente se desvanecen. Sus miembros empiezan a no asistir, los líderes del comité aparecen sin agendas claras. De ahí, el abandono total es el siguiente paso. ¿El problema? Los ejecutivos que están presionados por tiempo tienen mucha menos paciencia para actividades que no tienen objetivos concretos. Se recomienda entonces determinar dentro de los cuatro formatos de comité que se describen a continuación, que usted seleccione cual es el apropiado para los objetivos de su empresa. Así tendrá una mejor idea de quienes deben participar en el comité, cada cuanto se debe reunir y qué debe hacer el comité.

Direccionamiento

El comité de direccionamiento decide cuales iniciativas llevar a cabo, fijando prioridades y asignando recursos a los proyectos más importantes. Muchos de estos comités se han «muerto» durante los últimos 10 años dado que su trabajo ha sido absorbido por grupos administrativos dentro de las divisiones, o por grupos de ejecutivos o miembros del comité ejecutivo, en el cual, se supone, el Director de Tecnología Informática tiene un puesto con voz y voto.

Fijación de Políticas

Este tipo de comité define políticas para el uso de la tecnología y toma decisiones en cuanto a la arquitectura a implementar. Los comités de Fijación de Políticas tuvieron su bache pero han vuelto con fuerza dentro de los ámbitos corporativos. Las personas se dieron cuenta que la arquitectura basadas en estándares era importantes y que la correcta definición de estándares es una función importante. No se puede dejar a los funcionarios de Tecnología Informática solos en esta tarea dado que los procesos impulsores del negocio son los que deben dictar la arquitectura adecuadas. Además, una gran gama de nuevas tecnologías, lideradas por la Internet y la Intranet, están cuestionando cada vez más las tecnologías implementadas. Normalmente este comité está presidido por alguien que no es del departamento de Tecnología Informática.

La Junta de Tecnología Informática

La Junta planea y controla la misión y el desempeño de los departamentos de Tecnología Informática en las empresas en donde estos departamentos funcionan como «un negocio dentro del negocio», con su propia Junta Directiva, y está conformada por una mezcla de usuarios finales y empleados del departamento de Tecnología Informática.

Foro de Tecnología Informática

Este esquema tiene un fin educacional o de maquinaria publicitaria con el objetivo claro de demostrar nuevas ideas y tecnologías y compartir experiencias entre las divisiones. Estas actividades se están absorbiendo Cada día más dentro del negocio. Esto es bueno porque de cualquier manera es mejor compartir el escenario con personas de áreas distintas al departamento de Tecnología Informática.

Cualquiera de estos cuatro tipos de comité que usted escoja y que se amolde a su empresa, debe conformarse a los siguientes hábitos de un comité altamente efectivo:

1. Obtenga soporte a alto nivel ejecutivo
2. Mantenga un grupo de miembros de alto nivel y de enfoque corporativo
3. Tenga un propósito claro y objetivos cuantificables
4. Reitere constantemente la visión que el comité tiene en cuanto a la aplicación de la tecnología a los objetivos del negocio
5. Tenga un Director de Tecnología informática que sabe como ganarse amigos e influenciar personas
6. Involucre a los líderes corporativos que puedan dictar políticas
7. Instigue y permita esfuerzos de planeación a largo plazo.

Aunque se había dado por muertos o absorbidos, los comités de sistemas toman nuevas fuerzas. Ya no es requisito demostrar que una tecnología como la Internet puede ser beneficiosa para la empresa, y normalmente no se requieren de estudios económicos para justificar su implementación. Ahora con mayor razón se requiere de los esfuerzos del comité, en cualquiera de sus cuatro formatos, para apoyar este tipo de iniciativas y garantizar que se puedan implementar dentro de la empresa.