La administración del portafolio de TI  permite incorporar proyectos con base en el aporte a los objetivos del negocio y el tipo de activos que están requiriendo.

Teniendo claro los diferentes componentes del portafolio de TI es necesario ahora identificar cuales son los objetivos que tiene el negocio para invertir en la tecnología informática, objetivos que no son nuevos, pero que ahora clasificamos en cuatro grandes grupos, grupos para los cuales tenemos también clases de activos correspondientes, activos pertenecientes a este portafolio de TI.

Reducir el costo de hacer negocios

Por aquí inició la aplicación de la tecnología informática en los negocios. Los proyectos de mejoramiento de procesos y el reemplazo de personas por sistemas automatizados generaron las primeras inversiones en tecnología informática. Hoy todavía se tienen proyectos de aplicaciones de TIC que permiten reducir el costo de hacer negocios, proyectos impulsados por lo general por las nuevas tecnologías.



Un ejemplo claro es la implementación de la Voz sobre IP (VoIP) reduciendo hasta en un 90% los costos de llamadas telefónicas de larga distancia. Hoy ya no es un proyecto de reducción de costos sino que ha mitrado a hacer parte de una capacidad tecnológica compartida.

En este grupo incorporamos los activos del portafolio de TI que conocemos como sistemas transaccionales, encargados del manejo del movimiento del día a día en forma automatizada y sistematizada. Estos activos no solo reducen costos sino que también mejoran el desempeño organizacional.

Proveer mejor información

Este objetivo pretende precisamente lo que su título dice: obtener mejor información mediante el procesamiento de los datos recogidos y presentarlos de tal manera que faciliten el entendimiento del negocio y la toma de decisiones que generen resultados y permitan encausar las acciones hacia el logro de los objetivos.

Bajo este objetivo incorporamos activos de TI conocidos como activos informacionales, los cuales proveen información para administración, contabilidad, reportes y comunicaciones internas y con clientes, proveedores y demás. Adicionalmente permite efectuar+ temas de proyecciones, análisis de ventas, relaciones con los clientes, y muchas aplicaciones que permite el análisis de la información transaccional.

Obtener una ventaja competitiva o más innovación

Si bien la tecnología en sus primeras aplicaciones era netamente transaccional, con el tiempo se convirtió en un excelente aliado de procesos de generación de ventajas competitivas y un perfecto habilitador de procesos de innovación.

Los sistemas estratégicos permiten apoyar la entrada a nuevos mercados, desarrollo de nuevos productos o funcionalidad, además de generar implementaciones novedosas de la tecnología informática. Los cajeros electrónicos en la industria financiera constituyen un excelente ejemplo de cómo habilitaron una estrategia de abarcar mercado. También ilustran como estos sistemas estratégicos son estratégicos en una ventana de tiempo específica. Luego migran a ser informacionales, transaccionales o infraestructura, como es el caso de los cajeros electrónicos.

Capacidad tecnológica compartida. 

Por último está el objetivo de proveer una capacidad tecnológica compartida por todos los miembros de la organización. Una capacidad que va elevando el nivel de servicio en la media que más tecnología se va haciendo presente. La infraestructura tecnológica es lo que permite compartir los recursos, entendiendo la infraestructura como técnica y el recurso humano que la mantiene, usada por múltiples aplicaciones. Caben aquí los servidores, las redes de comunicaciones, las bases de datos, y los escritorios de ayuda.

En estos cuatro objetivos y grupos de TI se dividen entonces los costos de mantener y proveer nuevos servicios. Por lo general, tanto los servicios actuales como los nuevos proyectos tendrán componentes que pueden asignarse en diferentes proporciones a los cuatro grupos arriba indicados.

El paso a seguir entonces es buscar los estados financieros, repartir el valor tanto de los costos recurrentes y de mantenimiento, como los presupuestos de los proyectos en curso, y tomar las decisiones de tal manera que el retorno de estas inversiones en tecnología informática esté acorde con el parámetro de retorno esperado en las demás inversiones de la compañía.

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