Situación:

Es extremadamente difícil identificar correos electrónicos cuando vienen sin firma.    La mayoría de los programas permiten incorporar firmas automáticas, aunque buena parte de los usuarios no la utiliza.  Indicamos algunas pautas para explotar este espacio en sus correos, no solo para identificarse sino para incitar a la acción.

Recomendación:

Escribir por el correo electrónico merece la misma atención que hacerlo de la manera tradicional: debe indicar para quién va la comunicación, incluir el saludo, describir el contenido de la comunicación y por último, la firma del documento.

Para garantizar que se puede firmar todos los mensajes, la mayoría de los programas de correo tienen la facilidad de incluir una «firma» electrónica al final de los mensajes que envía, y optativo para los que responde.  Son muchas las alternativas para poderlas explicar aquí, pero en términos generales, busque en las opciones de configuración de su manejador de correos (Outlook, Google, Yahoo, o el que utilice) las opciones de «Firma», y podrá conformar ahí el contenido predeterminado de su firma e indicar opciones adicionales.

Esta firma debe contener como mínimo, el nombre, cargo, empresa, teléfono y dirección electrónica de la persona que escribe. También se utiliza como medio para informar de algún evento importante en la red, o la dirección en el Web que uno quisiera que visitaran. En general, la firma se asemeja a una tarjeta personal o de negocios.

Normalmente esta funcionalidad se encuentra bajo un icono con un lápiz, o en el menú Herramientas, habrá una función de Signature o Firma. Puede aprovechar inclusive para incorporar un mensaje que incite a la acción, como un enlace a su página Web o promocionando una oferta comercial. A manera de ejemplo, incluyo la que normalmente uso:

Puede utilizar este espacio también para emitir algún anuncio, una noticia de su empresa, o una invitación a que se suscriban a su boletín, o visiten su página Web.  Algunos incluyen también la foto de la persona que escribe, y enlaces a las redes sociales.  Es una excelente oportunidad para generar acciones de comunicación adicionales.

A nivel corporativo, es indispensable manejar la imagen de la empresa con firmas uniformes en todos los correos, y por lo general  se define un formato de firma estándar para todos los empleados.  Si todavía no lo ha definido en su empresa está desaprovechando una oportunidad importante de por lo menos generar recordación de marca con cada correo que envía.