No pierda de vista el objetivo

Cada vez que tenemos oportunidad de compartir con clientes o con alumnos sobre métodos, filosofías, mejores prácticas o simplemente experiencias en el manejo de proyectos, llegamos a un punto común: los proyectos terminan cuando empiezan.

Lo que queremos decir con esto es que cuando seguimos un proceso de formulación de proyectos su aprobación y posterior ejecución, siempre empezamos por definir el objetivo del proyecto, que no el objeto.

Es indispensable diferenciar entre el objetivo y el (o los) objeto(s). El objetivo es qué se espera lograr con el resultado del proyecto (el objeto), y el objeto es precisamente eso, lo que se espera poder aplicar para lograr el objetivo.

Parecería un juego de palabras, que se puede explicar mejor con un ejemplo. Una empresa que desea aumentar las ventas a través de un mejoramiento de la relación con sus clientes y canales de distribución podría pensar en formular y aprobar un proyecto para implementar la filosofía del CRM (manejo de la relación con los clientes, por las siglas en inglés).

En este caso, el objetivo es aumentar las ventas, el cual estaría especificado en un porcentaje sobre lo actual, o alguna métrica similar. Este objetivo se lograría con la adecuada implementación de la filosofía del CRM, que podría incluir la implementación de un call centre, un software para manejo de relacionamiento, y la capacitación de personal en venta agregada. Los objetos del proyecto (de manera simplificada, por cuenta del ejemplo) serían la implementación del Call Centre, el Software de CRM y la capacitación del personal.

Buena parte de los proyectos tienen tropiezos. Se demoran más de lo proyectado, o hay dificultad en obtener el producto del proyecto (los objetos) con la calidad y funcionalidad requerida o esperada, proveedor falto de experiencia, y hasta la partida del gerente del proyecto de la empresa a otra compañía. Todas situaciones que podrían suceder en la ejecución de un proyecto.

Y es aquí cuando podemos perder de vista el objetivo del proyecto, por concentrarnos en obtener el objeto. Tratar de acabar el proyecto a la fuerza, aceptar cambios sin el debido análisis, no solo al alcance sino en costos y recursos, saltarse pasos que normalmente se deberían ejecutar a conciencia (como la prueba de un nuevo software, o la adecuada capacitación de usuarios) por acortar los tiempos y reducir los recursos requeridos, puede, y en la mayoría de los casos lo tiene, tener un impacto negativo enorme sobre el objetivo del proyecto.

Al final del día, lo que debe importar, siguiendo con nuestro ejemplo, es aumentar las ventas, eso es lo que realmente debería destacarse dentro del proyecto. Los objetos del proyecto deben obedecer a este objetivo, sin embargo, la presión por culminar el proyecto concentrado en los objetos y no en el objetivo, hace que al finalizar el mismo, perdamos de vista el objetivo, y nos contentemos con solo tener los productos del proyecto.

Esta decisión, lo único que confirmaría es que además de gastar más recursos, serían todos a perdida, por la imposibilidad de lograr los objetivos inicialmente planteados.

Es muy recomendable que alguien que no esté de lleno dentro de la gestión del proyecto, que podría ser uno de los interesados, sea el campanero y defensor del objetivo del proyecto, mientras que el gerente del proyecto sería responsable por el logro de los objetos. Con esta separación de funciones, se tendría recursos asignados a ambos lados de la ecuación.

El objeto siempre está presente, porque es lo que no hemos entregado, pero no deje que el afán de concluir el objeto le nuble de ver el objetivo. Concentrarse solo en el objeto es como estar en un laberinto sin salida. Recuerde que, en el proceso de formulación y aprobación, es el objetivo lo que hace aprobar el proyecto, ¡no el objeto!