¿Para qué sistemas de información?

El título no es un error, y es claro que los que me conocen hace ya un tiempo saben que soy un fanático de la tecnología informática, y que no en vano a eso me dedico hace 25 años. Lo que si es un error, es seguir pensando que los sistemas de información hoy cumplen o deben cumplir el mismo propósito que cumplían hace 25 años, y más error es si este pensamiento viene de quienes dirigen las compañías o los departamentos de TI.

Como con casi toda nueva tecnología, sea la electricidad, el transporte, la industrialización, o cualquier otra que quieran incorporar en el ejemplo, la tecnología digital sufrió el mismo proceso pasando de ser esa novedad costosa que solo unos pocos utilizaban en sus inicios, a una necesidad imperiosa sin la cual se nos dificulta imaginarnos tanto el trabajo como la vida personal hoy día.

Siempre la implementación de la tecnología informática ha estado orientada hacia la productividad, mirada desde dos puntos de vista distinta. Inicialmente la implementación de las tecnologías de informática era para la reducción de costos exclusivamente. Se abordaban las altas cargas de trabajo netamente mecánico en las áreas de contabilidad y nómina o recursos humanos, y se reemplazaban estas cargas con procesos automatizados. Desde la óptica de hoy llamar éstos unos «sistemas de información» sería una grosería, pero en su época era lo que había para poder procesar más rápido lo que a mano tomaría muchas personas y por ende mucho costo.

Hoy en día las tecnologías de información y comunicaciones (si, hay que agregar ahora las telecomunicaciones, prácticamente inexistente en aquel entonces), aportan también a la productividad, pero no solo en la reducción de costos y automatización de procesos, sino en la generación y mantenimiento del ingreso.

El desarrollo de un sistema de información para automatizar procesos actuales, aunque tenía sus problemas, era muy fácil. El requerimiento del usuario era simplemente hacer lo mismo más rápido. hoy es indispensable buscar maneras de hacer cosas que no se hacen, gracias a la tecnología que se pueda implementar. El manejo integral de los clientes, la generación de venta agregada o venta complementaria, la fidelización de los clientes, las tiendas virtuales, la atención de servicio 24 horas al día a través de la Web, e innumerables herramientas adicionales que nos brinda precisamente el avance en las TIC.

Ya no se discute entonces la necesidad de tener un sistema de información integrado, orientado a la administración automatizada de los procesos de la compañía, en las dos vías: los procesos del coro del negocio, o los procesos que agregan valor (ventas, producción, distribución, atención al cliente) y los procesos administrativos o de soporte (compras, gestión gerencial y financiera, recurso humano). Para los primeros, el objetivo es hacer mucho más eficiente y efectivo el proceso de atención al cliente, quien en últimas es el único que genera ingresos. Para los segundos, se trata solo de eficiencia, de hacer lo requerido tanto por la legislación como por la empresa, con el menor costo incurrido.

La pertinencia sigue siendo el aporte a la productividad que hagan los sistemas de información. La primera etapa esta, o debería estar superada ya en la mayoría de las empresas, indistinto de su tamaño. Con la tecnología disponible hoy, para todos los presupuestos, se debe tener cubierto por lo menos el manejo de los procesos básicos del negocio, para no hacerlo más caro que la competencia. Igualmente ya es hora de empezar a aportar a la consecución de más y mejores clientes, y retener los que se tienen, apoyando entonces la estrategia de la compañía.

Los gerentes o jefes de sistemas que no estén hoy día participando de los comités directivos de la compañía se verán abocados a ser vistos como aquellos indispensables en la reducción del costo, pero no como quienes habilitan la posibilidad de apoyas e inclusive generar las estrategias del negocio para los requerimientos actuales. Es indispensable que quien maneja las TIC al interior de la compañía participe al interior del Comité Directivo de la empresa, y empiece a ser el gestor de la innovación a través de las TIC, y no solo un generador de gastos para distribuirlo en las demás dependencias de la compañía. ¿Dónde está su empresa, donde está usted?