Hoy se tienen muchos datos, que se podrían utilizar para generar información para mejoramiento integral de la empresa y sus resultados, si mira más allá del árbol y aprecia el bosque. 

El procesamiento de datos inicialmente se implementó como una solución a un problema de volumen de información y en general para los organismos de control. Las primeras aplicaciones justificadas por ahorro en costo, iban directamente a resolver las cargas de procesamiento de áreas como la contabilidad, la nómina y los inventarios.

Aunque el resultado inicial era para cumplir con requerimientos legales, hoy se puede tener el estado financiero de la compañía al día, y en tiempo real para la toma de decisiones, sin embargo no deja de ser reflejo de hechos históricos únicamente.



A partir de ahí, y consecuente con el desarrollo de las tecnologías de información y comunicaciones, como las bases de datos, las redes locales, herramientas de desarrollo acelerado la conectividad, surgen proveedores que permiten a una empresa tener un sistema de información transaccional montado en poco tiempo, siempre y cuando la cultura de la compañía esté lista. En este sistema de información transaccional ya se incluye el procesamiento de datos de las labores de ventas, de producción, de cuentas por pagar, de informacíon satelital y ubicaciones, de mediciones en tiempo real,  y un sinnúmero de «satélites» que permiten tener un pulso más detallado sobre los posibles efectos que estas transacciones tendrían sobre el estado de resultados de la compañía.



Con la extensión de la aplicación de los sistemas de información, también surge entonces el volumen de datos que se encuentra al interior de las compañías, volumen de datos que por lo general no se explota para la generación de ventajas competitivas, bien sea en el aumento de las ventas, o en la disminución de los costos, en atender mejor al cliente, en mejorar el producto, o inclusive generar nuevas formas de ingresos.

Hoy se tienen muchos datos, que se podrían utilizar para generar información para mejoramiento integral de la empresa y sus resultados, sin embargo por estar todavía «enfrascados» en el procesamiento transaccional y cambios y mejoras a los mismos, no tenemos tiempo para mirar más allá del árbol y apreciar el bosque.

Una de las premisas sobre las cuales se fincan los sistemas de información es precisamente convertir los datos en información, y esta información la podemos catalogar como transaccional, la que maneja el día a día del negocio, y como estratégica, aquella que le aporta al desarrollo de estrategias competitivas. Los sistemas estratégicos están construidos sobre los transaccionales, pero mientras no tengamos confianza en los datos del sistema transaccional, será difícil generar confianza para la generación de sistemas estratégicos.



Los ejemplos de sistemas estratégicos abundan. En una cadena de almacenes, de cualquier índole, se producen transaccionalmente un sinnúmero de facturas que contienen tanto información del cliente, como de los productos consumidos, el canal por el cual se hizo la busqueda y la compra, y mucha información adicional. Sin embargo, por «facilidad» del sistema, omitimos la información del cliente (no está registrado y termina siendo un cliente genérico) o nos «saltamos» la diferenciación de sabores o de colores que tenga un producto en particular que el cliente esté llevando y termina siendo inservible este atributo en la toma de decisiones.

Una cadena de almacenes de ropa, podría claramente tener estipulado quién compró qué tipo de prenda hace cuanto tiempo, e invitarlo a ver, por ejemplo, la nueva colección con prendas de las que le gustan. Ir creando una base de conocimiento del cliente para «empujar» la venta y comunicar, con información pertinente, al cliente sobre las nuevas colecciones.

Con la misma información, si está bien ingresada en el sistema transaccional, se podría distribuir la gama de colores de cada tipo de prenda acorde a lo que los clientes de cada uno de los almacenes prefieren, con base en el análisis de tendencias de cada una de las zonas geográficas, no solo de sus clientes, sino de todo el publico que efectúe búsquedas en Internet. De esta manera, además de permitir la mejor rotación del inventario, también permitiría tener una oferta más pertinente al cliente del almacén.

Si bien es cierto que hay que mejorar la información transaccional para poder aprovechar los sistemas estratégicos, también es indispensable mejorar los criterios de toma de decisión de las personas que recibirán esta nueva herramienta. No todos tienen el entrenamiento o el empoderamiento para tomar las decisiones pertinentes de tal manera que esta información tenga utilidad. Este es el primer cambio que se debe implementar antes de procesar más información. Pero se debe hacer cuanto antes, porque la competencia ya está en eso!

¿Su empresa está lista para explotar sus datos? ¿La calidad de los mismos le permite inferir a partir de ellos, o tiene que generar procesos de «limpieza y reclasificación» para poderlos utilizar?  Es indispensable ajustarse para que la información se produzca en forma automática y rápida, para que las decisiones sean oportunas.

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