Seleccionar aplicaciones de manera efectiva

La tendencia hoy para las empresas es adquirir software ya desarrollado. Hay múltiples ventajas que no son menester de este artículo discutir, sin embargo para las empresas que no fabrican software como negocio, desarrollar software puede implicar tener una altísima inversión en personal, herramientas de desarrollo, y estructura de soporte que puede ser muy onerosa para la empresa.

Teniendo clara la tendencia, tenemos también una serie de proyectos de selección de aplicaciones que han fallado y termina siendo abortados a mitad de camino, o inclusive cuando ya la empresa se “hartó” de un proyecto sin resultados.

Lo primero que hay que tener en cuenta es la correcta definición del alcance del proyecto de selección, que en ultimas tiene que tender a una contratación e implementación de lo que se seleccione. No hace mucho sentido llevar a cabo procesos de selección de soluciones solo para seleccionar.

Habiendo desarrollado una multiplicidad de procesos de selección en múltiples tipos de empresas y de industrias, hemos detectado que funciona y que no, que puede ser relevante y que no añade valor al proceso, de tal manera que no solo la selección sea la apropiada, sino que el proceso de implementación sea exitoso.

Lo primero que realizamos es una clara identificación del alcance del software a adquirir. En algunos casos es un grupo de aplicaciones y requieren integración con otras existentes, en otros implican reemplazo de toda la infraestructura instalada. En algunos casos se quiere mantener la instalación de infraestructura, en otros también requiere cambio.

La evaluación funcional del software requiere poder establecer qué se quiere que el software haga. Muchos clientes nos indican que esta definición la ven difícil con los usuarios internos porque solo podrían indicar lo que hoy se hace. Y efectivamente puede haber esta limitante, pero nosotros aportamos una lista de funciones que debe cumplir el software para que tanto el proveedor pueda cotizar lo que necesita cotizar como el cliente poder evaluar el cumplimiento de la funcionalidad.

Resaltamos que esta funcionalidad es con base en el QUE debe poder hacer la aplicación o conjunto de soluciones. El COMO será potestad del proveedor y su implementación del entendimiento de las mejores prácticas de industria.

También debe hacerse conciencia al interior de la empresa que no hace mucho sentido adquirir un software para luego modificarlo todo para ajustarlo al negocio. Entendemos que hay dos o tres cosas cítricas de cada empresa que deberían estar incluidas para la aplicación del software en la empresa. Este cubrimiento debe poderse implementar mediante modificación de parámetros de la aplicación. Si ajustando parámetros no se logra esta implementación, es probable que se haya seleccionado la aplicación incorrecta.

La participación de los usuarios es indispensable tanto en el proceso de definición de requerimientos como en la evaluación del software a implementar. Por lo general los involucramos al inicio para validar los requerimientos que se recogen a través de reuniones puntuales con posibles proveedores. Estos deben ser validados por lo usuarios y generar adiciones o modificaciones según los requerimientos de la empresa.

Durante el proceso de evaluación se pide al proponerte que efectúe una labor de demostración para validar que lo que ofrecen en papel realmente se pueden realizar con la aplicación y que esta ya está elaborada, no solo un ofrecimiento al estilo charla de ventas.

Además de la funcionalidad del software, se requiere también una serie de criterios que permitan evaluar al proveedor, como su experiencia, soporte durante la implementación, soporte post implementación, cantidad y calidad de sus consultores, numero de instalaciones similares que haya efectuado, entre otros. Lo que se busca en el proveedor es específicamente idoneidad que permita “modernizar” los procesos de la compañía con base en las aplicaciones adquiridas.

Todos estos factores se incorporan en un esquema numérico que permita efectuar análisis de sensibilidad, cambiar pesos a cada factor y validar los resultados, y hasta manejo de escenarios comparativos. Solo así se pueden filtrar algunas preferencias que se pudieran generar a partir de un numero pequeño de factores y sin tener en cuenta el análisis de sensibilidad.

No se puede perder de vista el análisis de los costos, que no solo deben incluir el valor de la licencia en cualquier modalidad, bien sea instalada en la empresa, o mediante software como servicio, sino también los valores recurrentes que se puedan generar, como gastos de mantenimiento, valor de implementación, viajes y viáticos. La metodología que permite contemplar todos los costos se conoce como costo total de propiedad y es la indicada para ser utilizada en este proceso de evaluación.

Es importante tener en cuenta que el proceso de selección es comparativo, y que lo que se busca es seleccionar la mejor opción. Es muy probable que lo que se solicite cubra mas de lo que la empresa requiere, pensando en un socio a largo plazo. Durante el proceso de negociación y contratación se definen las fases del proyecto y se estructura el flujo de caja respectivo.

Podemos acompañarlos en este proceso de manera imparcial, aportando nuestra metodología efectiva y probada para estas tareas y preparando un proceso de negociación y contratación que garantice el logro de los objetivos empresariales.  Consultenos.

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